Projekte lenken

Projektlenkungs Module
Modulname Einsatz/Nutzen
Projekte charakterisieren Eine einfache Klassifizierung reicht nicht immer aus, um ein Projekt aus Sicht des Unternehmens erfolgsrelevant zu beurteilen und ihm die notwendige Management-Attention bzw. -Begleitung zukommen zu lassen. Deshalb ist zusätzlich mittels Beurteilung der Charaktereigenschaften eine Typisierung des Projekts vorzunehmen.
Projekte klassifizieren Mit einer Projektbewertung, basierend auf den Angaben aus Projektantrag/-auftrag bezüglich Kosten, Wirtschaftlichkeit, Architektur etc., wird erreicht, dass die Merkmale, die Priorität und die Klasse eines Projekts nach aussen wie nach innen transparent werden
Projekt abgrenzen «Projekt abgrenzen» ist eine Aufgabe, die insbesondere in der Initialisierungsphase, sicher aber am Ende der Konzeptionsphase definitiv geklärt sein muss: Was ist «Bestandteil (in Scope)» und was ist «nicht Bestandteil (out of Scope)» des Projekts. Die Projektlenkung stellt via Projektleitung sicher, dass der Projektinhalt respektive die Projektabgrenzung soweit wie möglich schriftlich geklärt ist.
Projekt Ressourcen festlegen Da der Erfolg von Projekten stark vom richtigen und zeitgerechten Einsatz der Personalressourcen abhängt, ist die auftraggebende Stelle verpflichtet, beim Projektstart einerseits die richtige Zusammensetzung der Projektorganisation und andererseits die personelle Ressourcenplanung (Projektpersonal) mit dem Projektleiter / der Projektleiterin zu überprüfen und verbindlich zu sichern.
Projektinformations Systematik festlegen Um ein Projekt sachlich, terminlich und aufwandseitig über alle Stakeholder (Mitarbeiter, Benutzer, Benutzervertreter, Kunden etc.) und Instanzen hinweg optimal steuern zu können, wird während der dauer der Projektabwicklung eine gute Projektkommunikations-Systematik benötigt.Der Projektausschuss und die Projektleitung definieren zusammen die schriftliche wie die mündliche kommunikations-Systematik während der Projektabwicklung.
Risiken analysieren Bei der ersten Risikoanalyse zum Zeitpunkt des Projektstarts werden zwei Fragen geklärt: Wie werden die Unternehmensrisiken beeinflusst, wenn das Projekt realisiert wird? Und welche Risiken sind während der Projektabwicklung zu bewältigen? Das Ergebnis der Bewertung ergibt einerseits den Gesamtrisiko-Faktor der Projekts und das notwendige Reservegeld.
Erfolgscheck durchführen Ziel aller Beteiligten ist es, den gewünschten Projekterfolg zu erreichen und ihn auch nachzuweisen. um den Projekterfolg belegen zu können, müssen einerseits die Projektziele eindeutig definiert sein. Andererseits muss «das Projekt» auch die Chance haben, erfolgreich umgesetzt zu werden.
Phasen freigaben (Quality Gate) Für jede Projektphase wird im Projektplan festgelegt, welche Ergebnisse zu erreichen sind. Mit Abschluss der Phase wird die fachliche Zielerreichung vom Fachgremium überprüft, das je nach Projektart institutionalisiert ist. Die Projektaufsicht und der Projektauftraggeber entscheiden anhand der Überprüfung des Fachgremiums, ob die nächste Phase begonnen werden kann, ob Nacharbeiten notwendig sind oder ob das Projekt abgebrochen wird
Projektstatus rapportieren Mittels eines «Radars» müssen alle strategischen Projekte des Unternehmen laufend beobachtet werden. Dazu dient eine einheitliche Verdichtung des Gesamtstatus mittels Statusampeln jedes wichtigen Wertes des Projekts (Leistung, Termine, Kosten, Qualität etc.) und eine übersichtsartige aufbereitung im Projektportfoliobericht für das Projektportfolio-Board. Dazu wird ein Ampel-Management-Instrument eingesetzt.
Aenderungen Managen Das Änderungsmanagement im Projekt befasst sich mit Abweichungen von der bisherigen und vom Auftraggeber abgenommenen Beschreibung des Projektprodukts
Eskalieren während der Projektabwicklung Im Projektmanagement bedeutet (hierarchische) Eskalation die wertneutrale, stufenweise Delegation eines projektbezogenes Problems an eine höhere Instanz, wenn die Projektleitung keine Mittel oder Handlungsspielräume hat, um das Problem selbst zu lösen. Mit einem richtig definierten Eskalationsprozess können solche projektbezogene Probleme einfach angegagen werden.
Projekte abnehmen Durch den Abnahme- und Bewertungsprozess soll einerseits eine formelle Abnahme des Projektabschlussberichts aus Sicht des Projektportfolios erfolgen. Andererseits mit der Auswertung der tatsächlichen Wirkung wird aufgezeigt ob die geplanten Zielwerte nach der Projektabwicklung auch erreicht wurden.
Know-How sicherstellen Am Ende eines Projekts muss das Ziel aller Beteiligten und dem Management sein, die Erkenntnisse aus dem Projekt für künftige Vorhaben zu nutzen. Die Erfolgsfaktoren aus dem Projekt sollen auch für künftige Vorhaben genutzt werden, während die Schwachstellen ausgemerzt und geeignete massnahmen getroffen sowie neue ideen umgesetzt werden sollen.
Projekterfolg messen Die Projekterfolgsmessung geschieht am Ende eines Projekts auf der Basis des Business-Case und bezieht sich auf Akzeptanz der Lösung, Wirtschaftlichkeit und strategischem Beitrag. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse, die dem Business-Case gegenübergestellt werden, sind wichtige Indikatoren für den Produkterfolg.