Positionierung des PPM im Unternehmen

Positionierung des PPM im Unternehmen

Positionierung PPM

Das Projektportfolio-Management (PPM) ist das Bindeglied zwischen der Unternehmensführung und dem Projektgeschäft. Es dient der optimalen Abstimmung zwischen Strategie, Tagesgeschäft und Projekten sowie der Steuerung der einzusetzenden Mittel und der freigegebenen Projekte. Strategische Themen werden in die Projektportfolio-Planung integriert und für das Projektportfolio werden Gremien und Rollen definiert, die in einem ständig wiederkehrenden Regelkreis die Strategieableitung und den strategischen Beitrag der einzelnen Projekte überprüfen und sicherstellen. Folgende Punkte unterliegen der laufenden Kontrolle:

  • Sicherstellen der Projektausrichtung in ihrer Wirkung auf die Strategie (nicht jedes Projekt ist strategisch, aber jedes Projekt generiert einen strategischen Beitrag)
  • optimale Koordination aller im Wirkungsfeld des Projektportfolios laufenden Projekte
  • Gewährleisten einer effizienten und effektiven Zusammenarbeit aller am Projektportfolio beteiligten Stellen (nicht nur horizontal, sondern auch vertikal!)

Ein effizientes Projektportfolio-Management umfasst folgende Themen:

Nr. Thema Aufgaben
01 Geschäftsleitung (GL) Anhand der Unternehmensstrategie werden klare Vorgaben für das Projektumfeld definiert. Dies geschieht unter anderem mittels strategischer Ziele, unternehmerischer Prioritäten und des Ressourcenrahmens, die dem Projektportfolio-Management als Zielsetzungen vorgegeben werden. Als Werkzeug dient oft die Balanced Scorecard (BSC).
02 Projektportfolio-Board (PPB) Das Projektportfolio-Board (PPB) gewährleistet die effiziente Umsetzung und die Ausrichtung der Projekte hinsichtlich der Unternehmensstrategie sowie bezüglich Finanzen, Terminen und der Ressourcenverfügbarkeit.
03 Projektportfolio- Controller (PPC) 1. Die Projektaufnahme klassifiziert, bewertet und priorisiert (nach Wichtigkeit und Dringlichkeit) die einzelnen Projektanträge. Auf dieser Basis wird entschieden, ob ein beantragtes Projekt gestartet, abgelehnt oder zurückgestellt wird.
2. Der Projektportfolio-Controller prüft einerseits den Projektfortschritt, die Projektrisiken und die Ressourcensituation der einzelnen Projekte sowie deren Abhängigkeiten untereinander. Andererseits aggregiert alle Projektwerte und prüft diese gemäss den definierten Rahmenbedingungen und Vorgaben. Mittels Reporting werden die Erkenntnisse dokumentiert und für die Entscheidung an das Projektportfolio-Board weitergeleitet.
3. Bei der Projektabnahme wird sichergestellt, dass die einzelnen Projekte mittels Projektabschlussbericht offiziell abgeschlossen werden. Aus unternehmerischer Optik gilt es, Erfahrungen zu sichern und 6 bis 12 Monate nach Nutzungsbeginn zu beurteilen, ob der erwartete Beitrag des Projekts zum Unternehmenserfolg erreicht worden ist.
04 Projektleitung (PL) Der Projektleiter bekommt in einer offiziellen Form das Projekt gemäss erarbeiteten Projektplan und dem definierten Projektauftrag das Projekt umzusetzen. Mittels eines monatlichen Berichts (Projektstatusbericht) wird der Projektfortschritt dem PPC gemeldet. Der Projektleiter schliesst das Projekt sachgerecht ab und erstellt einen Projektabschlussbericht.