Projekte lenken

Grundlagen und Aufgaben der Projektlenkung

Was sind die Aufgaben der Projektlenkung?

Neben dem qualifizierten Initialisieren eines Projektes, welches die Führungspersonen (Projektauftraggeber und Projektausschuss-Mitglieder) wesentlich beeinflussen können, gilt es auch während der Projektabwicklung die Überwachung der Projektergebnisse wahrzunehmen und die Ursachen und Auswirkungen von Planabweichungen regelmässig im Rahmen der institutionalisierten Sitzungen und Management-Reviews zu besprechen. Auch bezüglich dem Projektabschluss respektive des Sicherstellens der Nachhaltigkeit müssen die verantwortlichen Personen wie der Projektauftraggeber oder Business Owner der Projektleitung lenkend die entsprechende Unterstützung bieten.

Die Vorteile der aktiven Lenkung des Projekt aus der Sicht der Auftraggebers und Projektausschuss-Mitglieder:

  • Sicherstellen, dass Projekte aus Sicht der Führung richtig gestartet werden
  • basierend auf dem proaktiven Dialog mit dem Projektleiter / der Projektleiterin den aktuellen Projektstatus einschätzen
  • Sicherstellen, dass die Projektleistung nach dem Projekt in der Organisation nutzbringend geltend gemacht wird
Nr. Themen Inhalt
01 Projektlenkungsgrundlagen Verantwortlichkeiten Organisatorische Klärung der Verantwortlichkeiten.
02 Phasenmodell Führung Projektübergreifendes, projektartenneutrales Phasenmodell für die Projektlenkung.
03 Informationsträger Informationsträger sind genormte Gefässe respektive strukturierte Dokumente.
04 Lenkung des Projektstarts Projekt abgrenzen Klären, was mittels des Projektes (Ziele und Anforderungen) umgesetzt und was explizit nicht umgesetzt wird respektive was und wer nicht betroffen ist.
05 Ressourcen allozieren Sicherstellen, dass entsprechend genügend Ressourcen in der Qualität wie in der Quantität für die Projektabwicklung zur Verfügung stehen.
06 Kommunikations-Systematik festlegen Mit dem Projektleiter / der Projektleiterin zusammen die Kommunikations-Systematik und -strategie für das gesamte Projekt klären und festlegen.
07 Risiken analysieren Erste Beurteilung der Abwicklungsrisiken eines Projektes sowie der Kosten der notwendig einzuleitenden Massnahmen.
08 Projekterfolg prüfen Prüfen, ob der Projekterfolg beim Projektstart sichergestellt ist und welche Massnahmen eingeleitet werden können.
09 Lenkung der Projektabwicklung Projektphasen freigeben Vereinbaren welche Lieferobjekte in welcher Qualität vorliegen müssen um eine Phase freigeben zu können. Die wichtigsten Projektwerte im Projekt prüfen und aktiv begleiten.
10 Projektstatus rapportieren Vorgaben, welche Informationen und Projektwerte beim Reporting den Projektverantwortlichen (Projektlenkung) vorgelegt werden müssen.
11 Probleme eskalieren Prozess definieren, wann, wie und wieso eine Eskalation an den Projektausschuss zu erfolgen hat.
12 Lenkung des Projektabschlusses Projekt abnehmen Prozess definieren, wie ein Projektprodukt abgenommen respektive das Projekt offiziell beendet wird.
13 Know-how sicherstellen Sicherstellung des in der Projektabwicklung erarbeiteten Know-how
14 Projekterfolg messen Aufgaben der ehemaligen auftraggebenden Stelle und der verantwortlichen Kunden/Anwender, den effektiven Projekterfolg nach Projektende zu überprüfen.