PM System optimieren

PM-System optimieren

 Verbesserungsprozess

Dieser Prozess stellt die kontinuierliche Verbesserung (KVP) des PM-Systems und das Zusammenspiel mit dem PPM sicher. Zweimal im Jahr muss das ganze PM-System kritisch hinterfragt und beurteilt werden: Was wurde gut umgesetzt, und was sind die Gründe dafür? Was könnte optimiert werden und wieso? Am Ende einer Beurteilungsperiode lässt sich folgende Frage stellen: Können aufgrund von Erfahrungswerten der Projektabwicklungsprozess oder andere Prozesse des PM-Systems optimiert werden?

Die wichtigsten Ziele des PM-System-Verbesserungsprozesses sind:

  • Gewährleisten, dass die Optimierungs- und Prüfungszeitpunkte der zu erreichenden PM-System-Qualität und der PM-System-Entwicklungsplanung festgelegt sind.
  • Sicherstellen, dass Ergebnisse aus der Projektabwicklungs-Erfolgsmessung und der Gap-Analyse für das Management zur Verfügung gestellt werden.
  • Mit geeigneten Massnahmen eine kontinuierliche Steigerung der Professionalisierung des PM-Systems erreichen.


Hauptaufgaben der PM-System-Optimierung:

Nr. Schritt Inhalt
01 PMS-Optimierungspunkte festlegen
  • Der PPM legt zu Beginn des Geschäftsjahrs fest, wann das gesamte PM-System und welche Themen darin schwergewichtig überprüft und optimiert werden sollen.
  • Zum gleichen Zeitpunkt werden Qualitätsmerkmale und Zielgrössen für das PM-System festgelegt, anhand deren dann die PM-Systemprozesse, insbesondere die Projektabwicklungsprozesse, gemessen werden.
02 Optimierungen definieren und planen
  • Die Lessons-Learned-Berichte wie auch die Risikokataloge der einzelnen Projekte werden analysiert und bewertet. Dabei werden insbesondere die systemischen Optimierungspunkte (Prozesse, Kommunikationssystem, Instrumente etc.) genauer betrachtet.
  • Aufgrund der Abweichungsanalyse sowie der erhobenen Messwerte wird eine Gap-Analyse erstellt, die die identifizierten Problemfelder bewertet.
  • Die Bewertung der Verbesserungsmöglichkeiten wird gewichtet und priorisiert und entsprechende Massnahmen definiert und initiiert.
03 PM-System optimieren
  • Die initiierten Massnahmen werden umgesetzt und das PM-System wird hinsichtlich der Prozesse, Instrumente, Checklisten, Abbildungen und Vorlagen optimiert respektive angepasst.
  • Allfällige Ausbildungsmassnahmen werden eingeleitet.
  • Die Veränderungen müssen in einem laufenden Projekt als Pilotversuch erprobt werden.
04 PM-System implementieren
  • Die angepassten Prozesse, Instrumente, Checklisten, Abbildungen und Vorlagen werden vom PPM zur Verwendung freigegeben.
  • Die Änderungen werden in das PM-System integriert und zur Nutzung freigegeben.
05 Relevante Stellen informieren
  • Das PPM informiert über die Änderungen im PM-System und initialisiert bei Bedarf Ausbildungen.
  • Nicht umgesetzte oder terminlich verschobene Massnahmen werden dokumentiert und in die Optimierungsplanung im Folgejahr integriert.