Projektportfolio-MonitoringProjektportfolio-Monitoring

Projektportfolio-Monitoring

 Monitoring

Bild vergrössern

Das primäre Ziel des Projektportfolio-Monitorings ist, den momentanen Zustand und eventuelle Abweichungen der einzelnen Projekte gegenüber ihrem definierten Auftrag und somit gleichzeitig ihre effektiven Leistungen hinsichtlich der Strategie möglichst früh zu erkennen. Mittels eines „Radars“ sollten daher alle Projekte im Unternehmen laufend überwacht werden. Dazu müssen eine einheitliche Verdichtung des Gesamtstatus (Sachfortschritt, Termin, Kosten, Qualität etc.) jedes Projekts (Statusampeln) und eine übersichtsartige Aufbereitung (Cockpit) vorgenommen werden.
Die Ziele des Projektportfolio-Monitorings sind:

  • Den momentanen Zustand der einzelnen Projekte in Bezug auf ihren definierten Auftrag und somit ihre effektiven Leistungen hinsichtlich der Strategie zeitnah erfassen.
  • Konsequenzen von Abweichungen bei einzelnen Projekten für das gesamte Portfolio aufgrund der bestehenden Abhängigkeiten zwischen den Projekten erkennen.
  • Früherkennung, wann ein Projekt den definierten „Normalwert“ übersteigt, ermöglichen.


Die Hauptaufgaben des Projektportfolio-Monitorings sind:

Nr. Schritt Inhalt
01 Daten sammeln und bündeln Um die entsprechende Koordinationstätigkeit auf der Projektportfolio-Ebene wahrnehmen zu können, müssen nicht nur die wichtigsten Abwicklungsdaten Leistung, Kosten, Zeit und Ressourcen eines Projekts erfasst werden, sondern auch Daten, die den Projektscope beeinflussen. Dies sind vor allem Projektrisiken und Abhängigkeiten von anderen Projekten.
02 Projekt Monitoring Während der Projektabwicklung werden von den Projektleitern monatlich der Projekt-statusbericht, mit den aktualisierten Plandaten an den Projektportfolio-Controller weitergeleitet. Gemäss dem Ampelmanagement und definierten Kennzahlen wie CPI und SPI überwacht der Portfolio-Controller die zugestellten werte und interveniert bei grösseren Abweichungen.
03 Portfolio Monitoring Die vom Projekt-Monitoring gewonnen Daten der einzelnen Projekte werden monatlich in einer verdichteten Form (z.B. nur die Ampeln und die Finanzzahlen) von allen Projekten des Portfolios übersichtlich aufgezeigt und allen Mitgliedern des Projektportfolio-Board zugestellt. Es ist auch wichtig, dass das Monitoring die Abhängigkeiten zwischen Projekten aufzeigt.
04 Strategie Monitoring Das primäre Ziel des Projektportfolio-Monitorings ist, den momentanen Zustand eines jeden einzelnen Projekts in Bezug zu dessen definiertem, effektiven Leistungen hinsichtlich Strategie zu erkennen. Das heisst es muss quartalsmässig der Status geprüft werden, ob der definierte Strategiebeitrag bezüglich den in verbindungstehenden strategischen Ziele erreicht werden kann.
05 Entscheiden Der Projektportfolio-Controller stellt dem Projektportfolio-Board eine Übersicht aller Projekte, welche aufgrund des Monitorings aufgezeichnet zu und bereitet allfällige Entscheidungen für das Projektportfolios so auf, dass in der notwendigen Zeit entschieden werden kann.
06 Massnahmen koordinieren Entscheidungen bezüglich Korrekturmassnahmen des Projektportfolio-Boards werden vom Controller abwicklungsorientiert bewertet und dem Projektleiter mitgeteilt respektive deren Ausführungen überwacht.