Projekt Risiko-Erstbeurteilung

PPM Risiko-Erstbeurteilung

Auf der Ebene des Projektportfolios müssen bei der ersten
Risikoanalyse zum Zeitpunkt des Projektstarts folgende zwei Fragen
geklärt werden: „Was sind die unternehmerischen Risiken, wenn
dieses Projekt nicht realisiert wird“ und „wie werden die
unternehmerischen Risiken beeinflusst, wenn das Projekt realisiert
wird“? Zudem müssen während der Projektabwicklung die
Projektabwicklungsrisiken dauernd überwacht und bei Bedarf
Massnahmen definiert und angeordnet werden.

Die Ziele des PPM Risikocontrolling sind folgende:

• Transparenz der Risiken hinsichtlich Beeinflussung der
  Unternehmensrisiken und der Abwicklungsrisiken bei Projektstart
  sicherstellen.
• Aktualität der Projektabwicklungsrisiken infolge permanenter
  Überwachung über die Projektlaufzeit sicherstellen.
• Massnahmen zur Risikominderung einleiten und anordnen.

Prozesse der Projektportfolio Risikoprozess

Nr.	Prozess-Schritte	Inhalt
01	Beurteilen der Chancen und Risiken	Basierend der Projektinformationen aus dem Antrag, Auftrag und Business Case wird von den Verantwortlichen bewertet, welche Risiken gehen wir ein wenn wir das Projekt realisiert haben und welche Chancen ergeben sich aus der Investition, respektive aus dem umgesetzten Projekt. Diese Bewertung kann zu einem NoGo führen, wenn die Risiken grösser als die Chancen sind. Bei dieser Beurteilung ist es wichtig die unternehmerischen Ziele, Werte und Fähigkeiten objektiv zu beurteilen, um alle möglichen Risiken für die Unternehmung bei der Realisierung oder Nichtrealisierung zu erfassen und zu beurteilen.
02	Beeinflussung der U-Risiken	Im Sinne des IKS des Unternehmens (U) werden die einzelnen Projektanträge geprüft wie (positiv/negativ) die Unternehmensrisiken vom Projektergebnis beeinflusst werden. Dazu werden die existierenden U-Risiko-Kataloge verwendet.
03	Beurteilen der Abwicklungsrisiken	Wird das Projekt auf der strategischen/taktischen Ebene freigegeben, erfolgt mittels der „First Cut Risk Analysis“ eine Erstbeurteilung der möglichen Risiken bei der Projektabwicklung. Neben dem Auswirkungsgrad und der Eintrittswahrscheinlichkeit muss auch die Notwendigkeit einer Änderung (N) sowie der risikominimierende Aufwand (A) bewertet werden. Der Zusatzaufwand für die Massnahmen der Risikominderung muss in die Wirtschaftlichkeitsberechnung des Projektes einfliessen. Die Abwicklungsrisiko- Analyse basiert auf einem projektartenspezifischen Standard-Risiko-Katalog.
04	Risiken monitoren	Basierend den Risikoreports oder Projektstatusberichte der Projektleiter werden auf der Ebene des Portfolios die relevanten Risiken aller Projekte laufend vom PPC überwacht. Dabei wird einerseits der Verlauf der Risiken geprüft andererseits wird die aktuelle Lage im und um das einzelne Projekt hinsichtlich neuen Bedrohungen, respektive neu entstandenen Risiken geprüft.
05	Analyse und Massnahmen	Das Risikomanagement auf der Ebene des Projektportfolios muss die „isolierten Risikobetrachtung“ des Projektleiters auflösen. Der PPC- analysiert daher die Projektrisiken im Kontext zu den anderen Projektrisiken. Das heisst, Gruppierungen von gleichgelagerten Risiken oder bestehende Kausalitäten zu Risiken von anderen Projekten erkennen und dem Management entsprechende Massnahmen vorschlagen.
06	Lessons Learned	Das Risikomanagement auf der Ebene des Portfolio-Managements dient abschliessend der Weiterentwicklung vom PM-System. Daher müssen nach grösseren Projekten oder periodisch die Risiken der Projekte auf Lernwerte analysiert werden. Der Output fliesst an den PM-Verbesserungsprozess (KVP).