Projektportfolio führen

Projektportfolio führen

PPM führen

  • Eins

    Projektinformationen beurteilen

    Das PP-Board bespricht und beurteilt die Informationen, die in PPC-Bericht, Masterplan und anderen Planungsinstrumenten enthalten sind. Es wird der aktuelle Gesamtstand des Portfolios, die damit verbundenen Probleme und Risiken sowie die aktuelle Ressourcen- und Budgetsituation den Abhängigkeiten und Konsequenzen gegenübergestellt und analysiert.

    Vorlage 1 Vorlage 2 Vorlage 3

  • Zwei

    Masterplan erstellen/freigeben

    Analyse und Planung gehen auf dieser Stufe grundsätzlich Hand in Hand. Alle Analyseerkenntnisse und deren Auswirkungen müssen mit einfachen Simulationsverfahren in den einzelnen Teilen des Masterplans sichtbar gemacht werden. Durch die Simulation wird aufgezeigt, welche Investitionen bzw. welche neuen Projekte mit welchen Finanz-, Personal- und Betriebsmitteln am besten zu vernetzen und umzusetzen sind.

    Vorlage 1 Vorlage 2 Vorlage 3

  • Drei

    Entscheidungen verifizieren/fällen

    Entscheidungen mit sogenannten „Vorfahrtsregeln“ (Priorität zuteilen, Freigabe/Ablehnung vornehmen, Projektleiter und Ressourcen zuteilen etc.) werden aus Projektportfoliosicht getroffen.

    Vorlage 1 Vorlage 2 Vorlage 3

  • Vier

    Entscheidungen kommunizieren

    Getroffene Entscheidungen und die daraus resultierenden Massnahmen müssen vom Projektportfolio-Board konkret und verständlich ausformuliert werden. Bei Ablehnungen oder Rückstellungen von Projekten müssen die Gründe schriftlich erfasst und den wichtigsten Stakeholdern direkt (im Dialog) kommuniziert werden. Die Unternehmensleitung muss die Konsequenzen der abgeschlossenen Projekte für den Betrieb und das Tagesgeschäft vermitteln.

    Vorlage 1 Vorlage 2 Vorlage 3

  • Fuenf

    PM-System verbessern

    Das PM-System wird mittels Project-Excellence-Ansatz anhand des hauptsächlich im Lessons-Learned-Prozess ermittelten Verbesserungspotenzials laufend optimiert. Das Projektportfolio-Board definiert zweimal im Jahr die zu erreichenden Ziele, prüft die vorgeschlagenen Verbesserungsmassnahmen und gibt diese allenfalls frei.

    Vorlage 1 Vorlage 2 Vorlage 3

  • MERCURY

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Damit das Projektportfolio-Board (PPB) seine Führungsaufgaben wahrnehmen kann, muss es die Projekte im Projektportfolio „greifen“ können. Dazu dient einerseits der vorangehend beschriebene Aufnahme- und Bewertungsprozess, der Monitoring- und Controllingprozess, sowie der Abnahme- und Bewertungsprozess, In diesem Führungsprozess geht es, basierend auf den drei erwähnten Portfolioprozessen, vor allem um dessen Ablauf und die richtige Informationsgrundlage, um über die daraus resultierenden Kommunikationsmassnahmen zu entscheiden. Er ist das zentrale Führungsinstrument für das Management im Bereich Innovation und Wandlung.

  • Sicherstellen, dass die Projekte gemäss der vorgegebenen Strategie und dem definierten Masterplan anhand der verfügbaren Ressourcen im Unternehmen umgesetzt werden.
  • Die unternehmerische Projektabwicklungs-Reihenfolge über konsistente Entscheidungen und (Neu-) Priorisierungen stringent weiterführen.
  • Zweckbezogene, fundierte und schnelle Entscheidungen treffen können sowie deren Durchsetzung sicherstellen.

 


Die Hauptaufgaben der Projektportfolio-Führung

Nr. Schritt Inhalt
01 Projektinformationen beurteilen Das Projektportfolio-Board bespricht und beurteilt die Informationen, die in PPC-Bericht, Masterplan und anderen Planungsinstrumenten enthalten sind. Dabei werden der aktuelle Gesamtstand des Portfolios, die damit verbundenen Probleme und Risiken sowie die aktuelle Ressourcen- und Budgetsituation den Abhängigkeiten und Konsequenzen gegenübergestellt und analysiert. Gesamthaft wird die Strategiekonformität geprüft.
02 Masterplan erstellen und freigeben
  • Analyse und Planung gehen auf dieser Stufe grundsätzlich Hand in Hand.
  • Alle Analyseerkenntnisse und deren Auswirkungen müssen mit einfachen Simulationsverfahren in den einzelnen Teilen des Masterplans sichtbar gemacht werden.
  • Durch die Simulation wird aufgezeigt, welche Investitionen bzw. welche neuen Projekte mit welchen Finanz-, Personal- und Betriebsmitteln am besten zu vernetzen und umzusetzen sind.
03 Entscheidungen verifizieren und fällen Versachtlichte, handfeste Entscheidungen mit sogenannten „Vorfahrtsregeln“ müssen auf Projektportfolioebene getroffen werden (Priorität zuteilen, Freigabe/Ablehnung vornehmen, Projektleiter und Ressourcen zuteilen etc.).
04 Entscheidungen kommunizieren Getroffene Entscheidungen und die daraus resultierenden Massnahmen müssen vom Projektportfolio-Board konkret und verständlich ausformuliert werden.

  • Bei Ablehnungen oder Rückstellungen von Projekten müssen die Gründe schriftlich erfasst und den wichtigsten Stakeholdern direkt (im Dialog) kommuniziert werden.
  • Die Unternehmensleitung muss die Konsequenzen der abgeschlossenen Projekte für den Betrieb und das Tagesgeschäft vermitteln.
05 PM-System verbessern
  • Das PM-System wird mittels Project-Excellence-Ansatz anhand des hauptsächlich im Lessons-Learned-Prozess ermittelten Verbesserungspotenzials laufend optimiert.
  • Das Projektportfolio-Board definiert zweimal im Jahr die zu erreichenden Ziele, prüft die vorgeschlagenen Verbesserungsmassnahmen und gibt diese allenfalls frei.