Projektportfolio-Support

Projektportfolio-Support

Support

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Die einzelnen Portfolioprozesse werden durch administrative Leistungen und Support-Services unterstützt. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um die Pflege und die Aufbereitung von Daten und die Zusammenstellung und Verteilung von Informationen durch den Projektportfolio-Controller.


Ziele des Projektportfolio-Supports:

  • Sicherstellen, dass die Steuerdaten des Projektportfolios aktuell und vollständig verwendet werden.
  • Ermöglichen, dass die Berichte auf unterschiedlichen Verdichtungsebenen den Entscheidungsträgern jederzeit zur Verfügung stehen.
  • Die Effizienz bezüglich der Wandlungs- und Innovationsfähigkeit durch qualifiziertes Dienen steigern.

 



Serviceleistungen respektive Arbeiten im Projektportfolio-Supportprozess:

Nr. Service Inhalt
01 Standards definieren und anpassen Hier werden die Portfolio- bzw. Projektstandards festgelegt, so z.B. die allgemeinen, über alle Projektarten hinweg definierten externen Meilensteine,  z.B. müssen die Werte der Projektklassifizierungen sowie alle Stammdaten des gesamten Projektmanagement-Systems für alle Projekte definiert und allenfalls von Zeit zu Zeit angepasst werden.
02 PM-System implementieren/warten Wenn eine entsprechende PM-Software existiert, sollten hier die allgemeinen, aber auch die abteilungsspezifischen Implementierungen und die daraus resultierenden Wartungsarbeiten vorgenommen werden. Gibt es keine Software, kann das PM-System mittels dem Project Management und Execution Guide und deren Instrumente implementiert und gewartet werden.
03 Portfolioauswertungen durchführen Dieser Service bezieht sich auf die Auswertung der Situation im Projektportfolio: Wie viele Projekte stehen auf Rot? Wie viele Risiken weisen über alle Projekte gesehen einen höheren Risikograd als 2.0 auf? Welche Projekte befinden sich zurzeit in welcher Phase? Die Auswertungen der Projektinformationen werden auf unterschiedlichen Verdichtungsebenen dargestellt. Die wesentlichsten sind:

  • Projektstatusbericht-Feedback (Feedback an den Projektleiter)
  • Projekterfolgsbericht
  • Masterplan
  • Portfolio-Massnahmenliste
  • Projektportfolio-Statusbericht (PPC-Bericht und Portfolio-Radar)
04 Abweichungen analysieren

Basierend auf den Auswertungen, sollten grundsätzlich laufend die Leistungen der Projekte als Gesamtes gegenüber dem Masterplan abgeglichen werden. Bei Abweichungen sind deren Ursachen mittels einzuleitender Massnahmen abzuschwächen oder zu beseitigen.