Lenkungsvorlagen

Lenkungsvorlagen

Die standardisierte, schriftliche Projektkommunikation basiert
einerseits auf wichtigen Ergebnissen der Projektführung wie
Projektplan oder -auftrag, andererseits auf spezifisch definierten
Berichten wie Projektstatus- oder Phasenbericht.

Vorteile bezüglich der standardisierten
Informationsträger sind:

  • Offene und direkte Kommunikation auf der Basis von
    qualifizierten Informationsträgern.
  • Gründe für Abweichungen bezüglich Kosten, Ressourcen,
    Termine, Projektabgrenzung sowie daraus resultierende
    Konsequenzen mit allen Abhängigkeiten erkennen können.
  • Der Stadtrat erhält ein Gesamtbild aller strategischen
    Projekte in Bezug auf den Projektstand und die einzuleitenden
    Massnahmen sowie getroffene Entscheide.

Die genaue Ausgestaltung der Informationsträger muss vom
Projektausschuss mit dem Projektleiter /der Projektleiterin
schriftlich vereinbart werden.

Für strategische Projekte sind folgende
Informationsträger wichtig:

Nr. Dokument Inhalt
01 Projektportfoliobericht
Im Portfoliobericht werden Daten und
Erkenntnisse aus den Überwachungstätigkeiten der einzelnen
Projekte zusammengefasst und grafisch dargestellt. Die
aufbereiteten Informationen ermöglichen es dem
Gesamtstadtrat, alle strategischen Projekte zu beobachten
und wo nötig Steuerungsmassnahmen zu ergreifen.
02 Projektauftrag Der Projektauftrag ist der Vertrag zwischen
auftraggebender Stelle und Projektleiter/in. Er enthält
Werte wie Ziele, Ressourcen, Termine etc. aus der
Machbarkeitsstudie/Business Case, dem Anforderungskatalog
und dem Projektplan. Er gibt die Legitimation zur
Projektabwicklung.
03 Anforderungskatalog Der Anforderungskatalog listet die Angaben,
die Wünsche und die Systemziele des Antragstellers auf. Die
beschriebenen Anforderungen sind mit messbaren Kriterien
versehen und wurden von den Zielen und allfälligen
Rahmenbedingungen abgeleitet.
04 Projektplan
Die Planung ist die geistige Vorwegnahme
einer zukünftigen möglichen Realität. Sie dient der
Projektsteuerung und -überwachung sowie der transparenten
Gestaltung des Projektvorgehens und ist somit Basis der
Projektkommunikation.
05 Risikokatalog Eine Auflistung von analysierten und
bewerteten Risiken welche während der Projektabwicklung
auftreten können.
06 Kommunikationsplan
Festlegung, wer wen wann wie und auf welche
Art informiert.
07 Projektstatusberichte (PSB)
Im periodisch erstellten Projektstatusbericht
beurteilt der Projektleiter / die Projektleiterin den
Projektfortschritt. Es werden darin vor allem Erfolge,
Risiken, Probleme und eingeleitete Massnahmen sowie IST und
SOLL von Kosten und Terminen festgehalten.
08 Phasenberichte Über die Ergebnisse einer Phase muss jeweils
ein Phasenbericht (Management-Summary) verfasst werden. Dies
ist eine komprimierte Zusammenstellung aller in einer Phase
erarbeiteten Ergebnisse zwecks Freigabe der nächsten Phase.
09 Änderungsantrag Der Änderungsantrag umfasst den Antrag, eine
Änderung durchzuführen und den detaillierten
Lösungsvorschlag der Änderung umzusetzen.
10 Projektabschlussbericht
Der Abschlussbericht enthält den
Soll-Ist-Vergleich der Projektkennzahlen wie Termine,
Kosten, Anforderungen, etc. sowie die Lessons Learned der
Projektabwicklung. Wenn der Auftraggeber diesen Bericht
gutheisst, entspricht dies dem Projektende.
11 Erfahrungssicherung In diesem Dokument werden die wichtigsten
Lessons Learned aus dem Projekt festgehalten sowie
aufgeführt, wo und wie welches Wissen festgehalten wurde.
12 Projekterfolgsbericht
Der Projekterfolgsbericht wird von der
auftraggebenden Stelle ca. 6 bis 12 Monate nach
Projektabschluss erstellt und zeigt auf, ob der
Projektnutzen tatsächlich realisiert wurde.