Lenkungsvorlagen

Die standardisierte, schriftliche Projektkommunikation basiert
einerseits auf wichtigen Ergebnissen der Projektführung wie
Projektplan oder -auftrag, andererseits auf spezifisch definierten
Berichten wie Projektstatus- oder Phasenbericht.

Vorteile bezüglich der standardisierten
Informationsträger sind:

Offene und direkte Kommunikation auf der Basis von
qualifizierten Informationsträgern.
Gründe für Abweichungen bezüglich Kosten, Ressourcen,
Termine, Projektabgrenzung sowie daraus resultierende
Konsequenzen mit allen Abhängigkeiten erkennen können.
Der Stadtrat erhält ein Gesamtbild aller strategischen
Projekte in Bezug auf den Projektstand und die einzuleitenden
Massnahmen sowie getroffene Entscheide.

Die genaue Ausgestaltung der Informationsträger muss vom
Projektausschuss mit dem Projektleiter /der Projektleiterin
schriftlich vereinbart werden.

Für strategische Projekte sind folgende
Informationsträger wichtig:

Nr.	Dokument	Inhalt
01	Projektportfoliobericht	Im Portfoliobericht werden Daten und Erkenntnisse aus den Überwachungstätigkeiten der einzelnen Projekte zusammengefasst und grafisch dargestellt. Die aufbereiteten Informationen ermöglichen es dem Gesamtstadtrat, alle strategischen Projekte zu beobachten und wo nötig Steuerungsmassnahmen zu ergreifen.
02	Projektauftrag	Der Projektauftrag ist der Vertrag zwischen auftraggebender Stelle und Projektleiter/in. Er enthält Werte wie Ziele, Ressourcen, Termine etc. aus der Machbarkeitsstudie/Business Case, dem Anforderungskatalog und dem Projektplan. Er gibt die Legitimation zur Projektabwicklung.
03	Anforderungskatalog	Der Anforderungskatalog listet die Angaben, die Wünsche und die Systemziele des Antragstellers auf. Die beschriebenen Anforderungen sind mit messbaren Kriterien versehen und wurden von den Zielen und allfälligen Rahmenbedingungen abgeleitet.
04	Projektplan	Die Planung ist die geistige Vorwegnahme einer zukünftigen möglichen Realität. Sie dient der Projektsteuerung und -überwachung sowie der transparenten Gestaltung des Projektvorgehens und ist somit Basis der Projektkommunikation.
05	Risikokatalog	Eine Auflistung von analysierten und bewerteten Risiken welche während der Projektabwicklung auftreten können.
06	Kommunikationsplan	Festlegung, wer wen wann wie und auf welche Art informiert.
07	Projektstatusberichte (PSB)	Im periodisch erstellten Projektstatusbericht beurteilt der Projektleiter / die Projektleiterin den Projektfortschritt. Es werden darin vor allem Erfolge, Risiken, Probleme und eingeleitete Massnahmen sowie IST und SOLL von Kosten und Terminen festgehalten.
08	Phasenberichte	Über die Ergebnisse einer Phase muss jeweils ein Phasenbericht (Management-Summary) verfasst werden. Dies ist eine komprimierte Zusammenstellung aller in einer Phase erarbeiteten Ergebnisse zwecks Freigabe der nächsten Phase.
09	Änderungsantrag	Der Änderungsantrag umfasst den Antrag, eine Änderung durchzuführen und den detaillierten Lösungsvorschlag der Änderung umzusetzen.
10	Projektabschlussbericht	Der Abschlussbericht enthält den Soll-Ist-Vergleich der Projektkennzahlen wie Termine, Kosten, Anforderungen, etc. sowie die Lessons Learned der Projektabwicklung. Wenn der Auftraggeber diesen Bericht gutheisst, entspricht dies dem Projektende.
11	Erfahrungssicherung	In diesem Dokument werden die wichtigsten Lessons Learned aus dem Projekt festgehalten sowie aufgeführt, wo und wie welches Wissen festgehalten wurde.
12	Projekterfolgsbericht	Der Projekterfolgsbericht wird von der auftraggebenden Stelle ca. 6 bis 12 Monate nach Projektabschluss erstellt und zeigt auf, ob der Projektnutzen tatsächlich realisiert wurde.