Vertragsmanagement

Vertragsmanagement

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Vertragsmanagement im Projektmanagement ist das Fundament für das
betriebswirtschaftliche Handeln zwischen dem Projektauftraggeber
und die im Projekt involvierten externen Parteien.
Ein aktives Vertragsmanagement muss alle Hauptaufgaben
(Vertragsplanung, Vertragsdesign etc.) abdecken, mit der
Zielsetzung die Effizienz des betriebswirtschaftlichen Handels im
Projektumfeld sicher zu stellen. Damit ist es zwingend
erforderlich die Regelung des Vorgehens für Vertragsabschlüsse zur
Beschaffung von Produkten resp. für die Vergabe einzuhalten.

Ziel des Vertragsmanagements ist es, zu gewährleisten, dass

  • die Vereinheitlichung und Qualitätssicherung sowie die
    vertragliche Seite der Beschaffung (Einhaltung von
    gesetzlichen und direktionalen Vorgaben) geregelt werden.
  • dass rechtzeitig und vorausschauend auf Vertragsänderungen wie
    Ablaufristen oder Preisanpassungen reagiert wird
  • die vertragsrelevanten Informationen flexibel, zeitgerecht und
    schnell verwaltet werden
  • das Vertragsmanagement ist oftmals zusammen mit dem
    Evaluations- respektive Beschaffungsprozess anzuwenden (siehe
    Projektausführung)

Hauptaufgaben des
Vertragsmanagements:

Nr. Schritt Inhalt
01 Vertragsplanung In und mit der Vertragsplanung läuft die gesamte
Vorbereitung ab:

  • Ermitteln des Allgemeinen Planungsziels und Zuweisung
    der Planungsverantwortung
  • Festlegung der Funktionen des Vertrags im Rahmen der
    Projektgesamtplanung
  • Definieren der Tätigkeiten des gesamten
    Vertragsmanagement-Prozesses
  • Ermitteln der eigenen Interessen und vorhersehbaren
    Verpflichtungen
  • Erarbeitung der Gesamtstrategie und Durchdenken
    einzelner Szenarien
  • Ermittlung aller möglichen Alternativen und Festlegung
    der Abbruchkriterien
  • Definition des Zeitrahmens
02 Vertragsdesign Vertragsdesign beinhaltet die Gesamtheit der Regeln, die
den Entwurf im Aufbau, in seiner Formen und in seiner
Sprache bestimmen. Je nach Situation müssen
unterschidedliche Vertragsarten (Werkvertrag etc.) verwendet
werden.
03 Vertrags-
verhandlung
Grundsätzlich ist es so, dass derjenige der die
Verhandlungen führt auch die Strategie bestimmt.

  • Welche Ziele werden durch die Verhandlung versucht zu
    verfolgen?
  • In was für einem Umfeld ist die Verhandlung
    eingebettet? (Zeitrahmen, Ressourcen, etc.)
  • Ist der vorherrschende Verhandlungsstand allen
    Beteiligten klar)?
  • Wissen die Beteiligten wo Übereinkunft und wo noch
    Differenzen zwischen bestehen?
  • Welche Entscheidungsspielräume stehen zur Verfügung
  • Handelt es sich bei einer Information um eine Tatsache
    oder Meinung?
  • Was wurde bis jetzt entschieden und was sollte als
    nächstes Entschieden werden?
04 Vertrags-
erstellung
Die Vertragserstellung umfasst alle organisatorische
Massnahmen und Verhaltensregeln, um die durch die Planung
und mittels Vertrag rechtskräftig festgelegten Ziele
tatsächlich zu erreichen. Diesem Prozessschritt liegt ein
ein abgeschlossener und rechtsgültiger Vertrag zugrunde.
05 Vertrags
controlling
Jede Partei hat die Pflicht für sich das
Vertragscontrolling zu führen. Es werden

  • Erbrachte Leistung mit den vertraglich vereinbarten
    Leistungen geprüft
  • Abweichungen schnell und klar kommuniziert
06 Vertrags
beendigung
Bei der Vertragsbeendigung müssen folgende Tätigkeiten
umgesetzt werden:

  • Abschliessendes Überprüfen aller Leistungen und
    Lieferobjekte
  • Archivieren aller Prüfprotokolle
  • Sicherstellen das allfällige weitere Vereinbarungen in
    Kraft treten