Vertragsmanagement

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement im Projektmanagement ist das Fundament für das
betriebswirtschaftliche Handeln zwischen dem Projektauftraggeber
und die im Projekt involvierten externen Parteien.
Ein aktives Vertragsmanagement muss alle Hauptaufgaben
(Vertragsplanung, Vertragsdesign etc.) abdecken, mit der
Zielsetzung die Effizienz des betriebswirtschaftlichen Handels im
Projektumfeld sicher zu stellen. Damit ist es zwingend
erforderlich die Regelung des Vorgehens für Vertragsabschlüsse zur
Beschaffung von Produkten resp. für die Vergabe einzuhalten.

Ziel des Vertragsmanagements ist es, zu gewährleisten, dass

• die Vereinheitlichung und Qualitätssicherung sowie die
  vertragliche Seite der Beschaffung (Einhaltung von
  gesetzlichen und direktionalen Vorgaben) geregelt werden.
• dass rechtzeitig und vorausschauend auf Vertragsänderungen wie
  Ablaufristen oder Preisanpassungen reagiert wird
• die vertragsrelevanten Informationen flexibel, zeitgerecht und
  schnell verwaltet werden
• das Vertragsmanagement ist oftmals zusammen mit dem
  Evaluations- respektive Beschaffungsprozess anzuwenden (siehe
  Projektausführung)

Hauptaufgaben des
Vertragsmanagements:

Nr.	Schritt	Inhalt
01	Vertragsplanung	In und mit der Vertragsplanung läuft die gesamte Vorbereitung ab: Ermitteln des Allgemeinen Planungsziels und Zuweisung der Planungsverantwortung Festlegung der Funktionen des Vertrags im Rahmen der Projektgesamtplanung Definieren der Tätigkeiten des gesamten Vertragsmanagement-Prozesses Ermitteln der eigenen Interessen und vorhersehbaren Verpflichtungen Erarbeitung der Gesamtstrategie und Durchdenken einzelner Szenarien Ermittlung aller möglichen Alternativen und Festlegung der Abbruchkriterien Definition des Zeitrahmens
02	Vertragsdesign	Vertragsdesign beinhaltet die Gesamtheit der Regeln, die den Entwurf im Aufbau, in seiner Formen und in seiner Sprache bestimmen. Je nach Situation müssen unterschidedliche Vertragsarten (Werkvertrag etc.) verwendet werden.
03	Vertrags- verhandlung	Grundsätzlich ist es so, dass derjenige der die Verhandlungen führt auch die Strategie bestimmt. Welche Ziele werden durch die Verhandlung versucht zu verfolgen? In was für einem Umfeld ist die Verhandlung eingebettet? (Zeitrahmen, Ressourcen, etc.) Ist der vorherrschende Verhandlungsstand allen Beteiligten klar)? Wissen die Beteiligten wo Übereinkunft und wo noch Differenzen zwischen bestehen? Welche Entscheidungsspielräume stehen zur Verfügung Handelt es sich bei einer Information um eine Tatsache oder Meinung? Was wurde bis jetzt entschieden und was sollte als nächstes Entschieden werden?
04	Vertrags- erstellung	Die Vertragserstellung umfasst alle organisatorische Massnahmen und Verhaltensregeln, um die durch die Planung und mittels Vertrag rechtskräftig festgelegten Ziele tatsächlich zu erreichen. Diesem Prozessschritt liegt ein ein abgeschlossener und rechtsgültiger Vertrag zugrunde.
05	Vertrags controlling	Jede Partei hat die Pflicht für sich das Vertragscontrolling zu führen. Es werden Erbrachte Leistung mit den vertraglich vereinbarten Leistungen geprüft Abweichungen schnell und klar kommuniziert
06	Vertrags beendigung	Bei der Vertragsbeendigung müssen folgende Tätigkeiten umgesetzt werden: Abschliessendes Überprüfen aller Leistungen und Lieferobjekte Archivieren aller Prüfprotokolle Sicherstellen das allfällige weitere Vereinbarungen in Kraft treten