Projektportfolio führen

Übersicht der PPM-Prozesse

Das Projektportfolio-Management (PPM) priorisiert die geplanten Vorhaben aufgrund der Strategie und gibt falls, die Ressourcen vorhanden sind, die neuen Projekte frei. Während der Projektlaufzeit werden alle Projekte überwacht. Das PPM stützt sich dabei auf vier wesentliche, sich wiederholende bzw. ständig laufende Prozesse.

Mit seiner Tätigkeit verfolgt das PPM folgende Ziele:

  • Die Einsteuerung und das Bewerten von Projektideen aus Strategiesicht strukturiert angehen, um im Einklang mit allen Projekten ein konsistent ausgerichtetes Projektportfolio zu erhalten.
  • Die laufenden Projekte in ihrer Gesamtheit im Projektportfolio aus Managementsicht qualifiziert überwachen und steuern. Sowie laufend sicherstellen, dass die richtigen Projekte umgesetzt werden.
  • Auf Abhängigkeiten unter den Projekten rechtzeitig reagieren können
  • Aus Sicht des Managements sicherstellen, dass alle Projekte formell korrekt abgeschlossen werden.

Es ist zu beachten, dass die Prozessebenen „Projektportfolio-Führung“ und „Monitoring- & Controlling“ nicht für sich alleine stehen, sondern eine notwendige Durchgängigkeit von Daten und Informationen im gesamten Lebenszyklus des Einzelprojekts und des Projektportfolios aufweisen.



Zentrale Prozesse des Projektportfolio-Managements

Nr. Prozess Aufgaben
01 Aufnahme- & Bewertungsprozess Bewertung von standardisierten Projektanträgen in Bezug auf ihren Strategiebeitrag, sowie der Wirtschaftlichkeit. Wirkungs- und abwicklungsorientierte Bewertung jedes Projekts. Klassifikation, Charakterisierung und Priorisierung von Projekten als Entscheidungsgrundlage für das Projektportfolio-Management resp. das Projektportfolio-Board.
02 Projektportfolio-Führungsprozess Einerseits die Entscheidung über die Freigabe von Projektaufträgen in Bezug auf Umfang, Qualität, Kosten, Termine und Ressourcen sowie die Festlegung der Priorität im Projektportfolio. Andererseits das führungsseitige sicherstellen, dass alle laufenden Projekte effizient und zielgerichtet abgewickelt werden. Im Weiteren die Sicherstellung der Strategiekonformität im Sinne der Schnittstellenregelung von und zur Unternehmensführung.
03 Monitoring- & Controllingprozess Das Ziel des Projektportfolio-Monitorings ist, den Zustand jedes einzelnen Projekts in Bezug auf dessen definierten Auftrag und somit die effektiven Leistungen und Kosten laufend zu überwachen. Beim Projektportfolio-Controlling werden die Projektabwicklung resp. der Projektfortschritt aufgrund des Projektstatusberichts systematisch erfasst und kontrolliert. Es umfasst zudem das Kontrollieren der Abhängigkeiten, der Zusammenhänge von Projekten und das Aufbereiten der notwendigen Entscheidungsgrundlagen.
04 Abnahme- & Bewertungsprozess Projekte unter Auswertung der abwicklungsspezifischen Projekterfolgsfaktoren formell abnehmen. Nach angemessener Betriebszeit der erstellten Projektprodukte mittels Projekterfolgsbericht die tatsächlichen Projektwirkungen aufzeigen. Qualifiziertes Lernen aus den Werten der abgeschlossenen Projekte sicherstellen. Definieren von geeigneten Prozessmetriken, um die Leistungseffizienz des PM-Systems messen zu können.