Projektportfolio MonitoringProjektportfolio Monitoring

Projektportfolio Monitoring

 Monitoring

  • Eins

    Projekte überwachen

    Der Projektportfolio-Controller überwacht den Projektfortschritt bzw. den aktuellen Status gegenüber den im Projektportfolio definierten PLAN-Werten. Er ermittelt die leistungsbezogene Diskrepanz zwischen IST und PLAN und überprüft das SOLL.

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  • Zwei

    Projektwerte prüfen

    Der Projektportfolio-Controller prüft die von den Projektleitern erstellten Projektstatus- und Phasenabschlussberichte. Die geprüften Elemente sind vor allem wirkungsbezogene Projektwerte mit Auswirkungen auf das Projektergebnis.

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  • Drei

    Masterplan prüfen

    Anhand der neuen Informationen aus den in Schritt 02 erfolgten Prüfungen und unter Berücksichtigung des Gesamtportfolios passt der PPC den Masterplan an. Diese Anpassung wird anhand strategischer Vorgaben überprüft und so aufbereitet, dass das PPM die notwendigen Entscheidungen fällen kann.

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  • Vier

    PPC-Bericht erstellen

    Der PPC verdichtet die aktuellen Projektstatusberichte der laufenden Projekte zum sogenannten PPC-Bericht. Der PPC-Bericht ist eine verdichtete Form der Projektstatusberichte aller laufenden Projekte mit der zusätzlichen Einschätzung des PP-Controllers. Mit diesem speziellen Bericht hat das Projektportfolio-Board den Überblick über den aktuellen Status der laufenden Projekte und kann die Wirksamkeit seiner Massnahmen beurteilen.

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  • Fuenf

    Entscheidungen vorbereiten

    Der angepasste Masterplan, der PPC-Bericht und die aktuellen Projektanträge werden dem Projektportfolio-Board zugestellt. Auf der Grundlage dieser Dokumente trifft das Projektportfolio-Board im Führungsprozess seine Entscheidungen.

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  • Sechs

    Massnahmen koordinieren

    Entscheidungen über Korrekturmassnahmen des Projektportfolio-Boards werden vom Controller abwicklungsorientiert bewertet und dem Projektleiter mitgeteilt.

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  • MERCURY

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Das primäre Ziel des Projektportfolio-Monitorings ist, den momentanen Zustand und eventuelle Abweichungen der einzelnen Projekte gegenüber ihrem definierten Auftrag und somit gleichzeitig ihre effektiven Leistungen hinsichtlich der Strategie möglichst früh zu erkennen. Mittels eines „Radars“ sollten daher alle Projekte im Unternehmen laufend beobachtet werden. Dazu müssen eine einheitliche Verdichtung des Gesamtstatus (Sachfortschritt, Termin, Kosten, Qualität etc.) jedes Projekts (Statusampeln) und eine übersichtsartige Aufbereitung (Cockpit) vorgenommen werden.

 

Die Ziele des Projektportfolio-Monitorings sind:

  • Den momentanen Zustand der einzelnen Projekte in Bezug auf ihren definierten Auftrag und somit ihre effektiven Leistungen hinsichtlich der Strategie zeitnah erfassen.
  • Konsequenzen von Abweichungen bei einzelnen Projekten für das gesamte Portfolio aufgrund der bestehenden Abhängigkeiten zwischen den Projekten erkennen.
  • Früherkennung, wann ein Projekt den definierten „Normalwert“ übersteigt, ermöglichen.


Ebenen der Verdichtung der relevanten Projektabwicklungsdaten

Nr. Schritt Inhalt
01 Erfassen Während der Projektdurchführung werden die aufgrund der Klassifizierung und Charakterisierung benötigten Daten pro Einzelprojekt erfasst. Ein ideales Bild ergeben die Werte aus Risikobetrachtung, Leistungs- und Zeitaufwandserfassung, Qualitäts- und Kostenkontrollen sowie der Ressourcensituation. Der Projektleiter fordert diese Daten ein und sammelt sie.
02 Managen Bei der Projektabwicklung erstellt die Projektführung zu festgelegten Zeitpunkten die Projektstatusberichte, die überarbeiteten Projektpläne sowie weitere Dokumente wie Phasen- oder Reviewbericht etc. und leitet diese an den Projektportfolio-Controller weiter.
03 Koordinieren Der PPC vergleicht anschliessend die ihm zur Verfügung gestellten Datenwerte des Projekts mit den vorgegebenen Planwerten. Zudem prüft er, ob die vom Projektportfolio-Board definierten Massnahmen im Projekt die gewünschte Wirkung erzielt haben. Das Projektportfolio koordiniert projektübergreifend die Daten, Werte und Massnahmen.
04 Entscheiden Die oberste Führung prüft im Projektportfolio auf der Ebene der Strategie entsprechend den erhaltenen Berichten und Analysen sowie Empfehlungen den Erfolg, die Ausrichtung und die strategischen Beiträge und entscheidet über das weitere Projektportfolio-Vorgehen.