Eventprojekte

Das Spezielle an den Event- und Marketingprojekten ist, dass zur Realierung gleich auch die einmalige Umsetzung gehört. Das heisst, dass es grundsätzlich keine effektive Nutzungsphase gibt. Wenn ein Event zu Ende ist, ist auch das Projekt zu Ende obwohl im geschäftlichen Sinne die Wirkung des Events (Imagesteigerung, Kontaktnachbearbeitung etc.) als Nutzungsphase bezeichnet werden könnte.

Unter Eventprojekten werden folgende Initiativen abgewickelt :

  • Event- / Messeprojekt Marketingprojekte
  • Brandawareness Initativen
    Markeninszenierungen

Nr. Schritte Aufgaben
21 Zielsetzung, Zielgruppen Botschaften Quantitative und qualitative Ziele definieren und formulieren und den Zielgruppen (Verbraucher und Anwender, Entscheider, Presse und weitere Beeinflusser) zuordnen.
Botschaften ausarbeiten; Funktion des Themas/Mottos, Balance zwischen Produkt-, Marken- und Unternehmenspräsenz festlegen
31 Konzipierung Eventkonzept erstellen mit den Thematiken wie Unternehmensdarstellung, Markenpflege, Produktprogramm/Exponate, Szenische Anforderungen, Architektur/Rahmen, Begleitende Dokumentationen.
Definitive Terminplanung, Budgetierung, Auf- Abbauplanung erstellen
32 Gestaltung Durch die Verknüpfung der räumlichen, visuellen und szenischen Gestaltung werden die persönliches Erlebnis des Events ermittelt, dabei wird modellartige Gestaltung von Licht, Farbe, dekorative und technische Effekte, Stil und Geschmack in jeden Raum im Detail ausgearbeitet.
41 Auftragsvergabe und Fremdleistungen Basierend der definierten Leistungen werden die Pflichtenheft erstellt sowie die Offerten eingeholt, bewertet, Vertragsverhandlungen geführt und die Lieferanten. Die im Vorfeld zu erstellenden Ausführungen werden laufend kontrolliert.
42 Kommunikation im Vorfeld Service der Messeveranstalter abstimmen, Marketingaktionen durchführen, Kundenansprache, -vorankündigung, -einladungen für Messe- und Eventbesuche, Pressearbeit, Katalogeintragungen
43 Personalauswahl und
Schulung
Auswählen und Bestimmen des Standverantwortlichen, Fach- und Betreuungspersonal, Verhaltenstraining durchführen. Produkte-, Dienstleistungstraining der Mitwirkenden durchführen.
44 Planung von Einzelmassnahmen Checkliste für die Durchführung und den Testlauf, Standabnahme, Kick-off-Veranstaltung, Pressetage, Kunden- und Sonderveranstaltungen, Aufbau und Transport.
45 Betrieb Betreiben des Standes, durchführen des Events, sicherstellen der benötigten Atmosphäre, Information verteilen, Gäste und Personal beweriten, VIP und Presse betreuen
51 Abbau Abbau der Materialen gemäss Abbauplans, allfälligen Schaden aufnehmen, Abtransport der Sachmittel, Rechtsmässige Entsorgung sicherstellen, Entlöhnen der Temporärarbeiter, Rücktransport durchführen
52 Nachkontrolle und -analyse Kontrolle und Analyse von Einsatz von Marktforschung, Kontaktrapporte und Fragebogen, Rechnungslegung und –prüfung, Besucherbefragung, Dokumentation, Nachkalkulation, Presseresonanz, Zusammenfassung und Auswertung, Manöverkritik und neue Vorschläge

Lieferobjekte

Nr. Bezeichnung
01 Fragenkatalog
02 Risikokatalog
03 Bewilligungen
04 Eventkonzept
05 Grobofferte
06 Nutzungsvereinbarung
07 Leistungsbeschrieb
08 Bestelllisten
09 Checklisten
10 Dienstplan
11 Eventablaufplan
12 Regieplan
13 Ressourcen-Einsatzplan
14 Testprotokoll Technik
15 Briefing-Protokoll
16 Menü/Getränkekarten
17 Tischplan
18 Zeitplan
19 Abrechnung
20 Liste effektive Verbräuche
21 Externe Rechnung (Lieferanten)
22 Projektabschlussrechnung