Organisationsprojekte

Als Organisationsprojekt werden z.B. Neugestaltung von Prozessen und/oder aufbauorganisatorischen Strukturen bezeichnet. Dazu gehören auch z.B. firmenweite Integrationen, wie Methodenprojekte oder Schulungen, welche im Sinne einer Unternehmensentwicklung umgesetzt werden müssen. Unter Organisationsprojekte werden folgende Initiativen abgewickelt:

  • Strukturanpassungen
  • Prozessoptimierungen
  • Schulung
  • Methodenprojekte
  • Changeprojekte

Organisationsprojekte greifen in soziale Systeme ein. Wenn die organisatorische Lösung funktionieren soll, setzt dies die Akzeptanz der vom Projekt Betroffenen voraus. Oft ist mit Widerständen der Betroffenen zu rechen.

Nr. Schritte Aufgaben
 21  Projektidee erstellen In der Sichtweise der Projektdurchführung beinhaltet die erste Frage die Ausformulierung und Konkretisierung der Projektidee sowie das Verfassen der Projektanmeldung (MS10).
22   Grobe Lösungsideen ausarbeiten Die zweite Frage nach dem „Was“ klärt Projektaspekte bezüglich einer groben Lösungsidee und deren Wirtschaftlichkeit sowie Machbarkeit, definiert die zu verändernden oder neu zu schaffenden Geschäftsfälle, gibt eine grobe Übersicht über die Termine und bestimmt die generellen Projektanforderungen, Restriktionen und Rahmenbedingungen.
32   Lösungssuche In der Schritt Lösungssuche geht es darum, eine klare Analyse der Ist-Situation durchzuführen, die Ziele im Detail zu spezifizieren, Optimierungsvorschläge resp. Lösungsvarianten zu erarbeiten und zu bewerten, Folgerungen bezüglich der notwendigen Mittel zu ziehen und sich für eine Variante zu entscheiden.
41   Ausarbeitung In der Teilphase Ausarbeitung geht es darum, für die gewählte Lösungsvariante im Detail ein Konzept zu erstellen. Je nach Auftrag werden in dieser Teilphase sämtliche konzeptionellen Arbeiten erledigt, wie das Erstellen von Dokumentations-, Informations-, Qualitäts-, Umsetzungs-, Test-, Schulungs- und Einführungsplänen, das Erarbeiten von Daten-, Datenfluss-, Ereignis-, Funktions- und Organisationsmodellen, sowie die Ausarbeitung der konkreten Kosten/Nutzen-Analyse.
51   Realisierung Je nach Art des Organisationsprojekts sind hier höchst unterschiedliche Tätigkeiten notwendig. In dieser Phase werden die Konzepte und Detailspezifikationen oder -pläne aus der Konzeptionsphase sowie die Arbeitspakete gemäss Umsetzungsplan konkret umgesetzt. Die erarbeiteten Lösungen werden gemäss Projektauftrag verifiziert und auf ihre Anwendung getestet resp. validiert. In dieser Phase werden alle möglichen Vorbereitungen getroffen, damit die Lösung gut eingeführt werden kann.
52   Abnahme Je nach Art des Organisationsprojekts sind hier höchst unterschiedliche Tätigkeiten notwendig. In dieser Phase werden die Konzepte und Detailspezifikationen oder -pläne aus der Konzeptionsphase sowie die Arbeitspakete gemäss Umsetzungsplan konkret umgesetzt. Die erarbeiteten Lösungen werden gemäss Projektauftrag verifiziert und auf ihre Anwendung getestet resp. validiert. In dieser Phase werden alle möglichen Vorbereitungen getroffen, damit die Lösung gut eingeführt werden kann.
 53  Abschluss Alle Arbeiten werden abgeschlossen und die Verantwortlichkeiten bezüglich der erstellten System- wie Projektergebnisse neu geregelt. Die Dokumentationen werden für eine spätere Bearbeitung sichergestellt.

Lieferobjekte

Nr. Kurzbeschreibung/ Bezeichnung
01 Anforderungs- und/oder Zielkatalog: Spezifikation der Eigenschaften von Prozessen einer Organisation, sowie die Spezifikation der Aufbauorganisation inkl. Beschreibung der Umgebung, die eine Organisation haben muss, um seinen Zweck zu erfüllen.
02 Business Case: Der Business-Case ist das Dokument, das dem Management erlaubt, über die Durchführung des Projektes zu entscheiden. Er zeigt auf, dass das Projekt grundsätzlich technisch realisierbar und wirtschaftlich sinnvoll ist und in die Geschäftsstrategie passt.
03 Organisationskonzept: Legt fest, welche organisatorischen Massnahmen zu berücksichtigen sind im Projektverlauf.
04 Prozessmodell: Graphische Darstellungen der Geschäftsprozesse (Abläufe), welche neu definiert oder geändert werden.
05 *SWOT-Analyse IST-Zustand: Analyse des Ist-Zustandes, Strengths (Stärken), Weeknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen), Threats (Risiken)
06 Schulungskonzept: Legt fest, welche Schulung wann für welche Benutzergruppe geplant ist und welche Schulungsunterlagen und Schulungsumgebung zur Durchführung der Schulung notwendig sind.
07 *Informationsplan/ Marketingkonzept sowohl projektintern als auch für Stakeholders
08 Rahmenorganisation: Organisatorische Aufgaben wie Aufbau- und Ablauforganisation, räumliche Anpassungen, Benutzerorientierte Dokumente, Roll-Out-Plan, etc.
09 Soll-Lösung Prozesse: vorgesehene Prozesslandkarte und Prozessabläufe
10 Stellenbesetzungsplan: Vorgesehene Stellen mit vorgesehener Funktionsstellenbeschreibung.
11 Integrationskonzept: Definiert die Eingliederung des Systems in der bestehenden IT-Landschaft und spezifiziert die dazu notwendigen Schnittstellen detailliert.
12 Einführungskonzept: Legt die die Planung und Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen für die Einführung fest.
13 Arbeitsanweisungen / Geschäftsführungshandbücher (GfHB): Beschreiben interner Richtlinien und Weisungen, an welche sich die Mitarbeiter bzw. Externe halten müssen.
14 Schulungsdokumente: Schulungsunterlagen für die verschiedenen Benutzergruppen.
15 Das Einführungskonzept sichert die organisatorische und technische Machbarkeit der Migration und Einführung.
16 Übergabedokument
17 Schulungsbewertung: Bewertet die durchgeführte Schulung hinsichtlich Qualität.