Moderation

Kurzbeschreibung

Das Beherrschen der Moderations- und Sitzungsleitungstechniken beinhaltet die sachliche und zielbewusste Steuerung eines Gesprächs. Ein guter Moderator zeichnet sich u.a. durch seine Neutralität, sein gutes sprachliches Ausdrucksvermögen sowie seine entsprechende Sachkenntnis aus. Was die Führungsfunktionen anbelangt, so muss der Moderator sowohl Lokomotiv- als auch Kohäsionsfunktionen übernehmen können. Bei der Sitzungsleitung ist insbesondere der sorgfältigen Vorbereitung grosse Bedeutung beizumessen, da diese sehr oft für den Erfolg einer Sitzung ausschlaggebend ist.

Die Regel schon vorweg: „Was wir bei der Vorbereitung einer Moderation vermeintlich an Zeit einsparen, wird uns in der Sitzung ein Mehrfaches an Zeit kosten.“ Der Moderator koordiniert und leitet die geplante Besprechung oder Klausur und kann sowohl eine interne als auch externe Person sein. Er ist in der Lage eine Gruppe von Personen zu integrieren und zum Ziel zu begleiten. Auch verfügt er über das notwendige methodische Wissen von Moderation.

Vorbereitungen

Teilnehmerzahl

Laden Sie an die Sitzung möglichst wenige Personen ein. Wählen Sie die Teilnehmer sorgfältig aus:

  • Personen, die das nötige Fachwissen für die Problemlösung mitbringen
  • Personen, die das Potential haben
  • Personen, die von der Lösung betroffen sind

Die Anzahl bewegt sich, je nach Problemstellung, zwischen 6 und 30 Personen.

Ort

Es lohnt sich, einen Ort auszuwählen, wo die Teilnehmenden vom täglichen Geschäft losgelöst sind und sich entspannt fühlen können. Bei der Auswahl der Räume wird Wert darauf gelegt, dass diese grosszügig bemessen sind und so den Teilnehmenden Bewegungsfreiheit ermöglichen.

Einladung

Die Einladung soll frühzeitig an die Teilnehmer verschickt werden und muss folgende Informationen enthalten:

  • Datum, Zeit, Dauer
  • Ort
  • Teilnehmerliste, Moderationsleitung
  • Grundzielsetzung des Meetings, Teilziele
  • Geplanter Ablauf


Ablauf einer Moderation

Moderierte Besprechungen oder -klausuren sind im Gesamten, aber auch innerhalb der Teilprobleme, immer ähnlich strukturiert.

Ablauf
1. Einsteigen Gute Ausgangslage schaffen, Teilnehmer psychisch in die Arbeits- und Denkumgebungen bringen und positiv stimmen. Regeln festlegen.
2. Informieren:
Rahmenbedingungen
Detailwissen bereitstellen
Abheben
Alle Teilnehmer auf einen notwendigen gemeinsamen Wissensstand bringen. Rahmenbedingungen und Ziele, soweit diese nicht in der Grup-pe erarbeitet werden sollen, darlegen. Falls es sich um Problemstellun-gen handelt, welche weit in die Zukunft reichen, müssen die Teilnehmer geistig von der Gegenwart weg bewegt werden.
3. Sammeln Gemeinsam Informieren, Ideen zur Problemstellung sammeln
4. Strukturieren Die Ideen werden gemeinsam strukturiert und geordnet. Die Ordnung dient dazu, Teilthemen zur weiteren Ausarbeitung zu kristallisieren.
5. Bewerten Die Teilthemen (oder Einzelbeiträge) werden gemeinsam bewertet. Da-mit werden Prioritäten für die weitere Bearbeitung gesetzt.
6. Bearbeiten Die favorisierten Teilthemen werden, meist in Gruppenarbeit, vertieft bearbeitet.
7. Präsentieren Die Gruppenarbeiten werden präsentiert und weiter vertieft. Das Ziel liegt darin, aus den einzelnen Präsentationen die wesentlichen Punkte zu selektieren, die Ideen zu konsolidieren und daraus einen Massnah-menplan zu erarbeiten.
8. Massnahmen festlegen Parallel zu den einzelnen Schritten bzw. gegen Ende des Workshops, werden die Massnahmen (Tätigkeitsliste, weiteres Vorgehen, to do’s) festgelegt und grob geplant mit Termin und Verantwortlichkeit.
9. Reflexion, Abschluss, Protokoll Analog dem Eintritt in die Moderation soll auch das Ende positiv gestal-tet werden. Dazu können Stimmungsbilder aufgefangen werden. Ab-schliessend wird das Protokoll erstellt.

Einige Regeln und Hinweise helfen mit, eine für alle erfolgreiche Moderation zu erreichen:

  • Abwechslung: Zwischen Gruppen- und Einzelarbeit wechseln, mit Pausen unterbrechen, so kann das Leistungsniveau hoch gehalten werden.  
  • Unordnung in der Diskussion eine gewisse Zeit zulassen, sie ist ein Hexenkessel der Gedanken und für die Lösungssuche und spätere gezielte Lösungsfindung notwendig.
  • Konsens abfragen: Schweigen kann Ablehnung bedeuten, Nicken kann passive Zustimmung bzw. Duldung bedeuten, aber beides ist kein klares „ja, ich bin einverstanden“. Immer wieder in Zwischenschritten aktive Konsensbildung durch Fragen im Team herbeiführen (falls dies verpasst wird, besteht das Risiko, dass die erarbeitete Lösung keine Tragfähigkeit besitzt oder in der Diskussion nochmals weit zurückgegangen werden muss).
  • Unverbindlichkeit vermeiden, wie z.B. „man sollte“. Wenn immer möglich klare Stellungnahme herbeiführen, wie z.B. „ich werde…“.
  • Beobachten: Es lohnt sich, die Gruppe in der zwischenmenschlichen Beziehung zu beobachten und von Zeit zu Zeit, wenn nötig, ein Feedback zu geben, d.h. die Mitglieder auf gewisse Gewohnheiten hinzuweisen.
  • Keine externen Störmöglichkeiten wie Piepser, Telefonapparate etc. zulassen. Eingehende Anrufe zentral ausserhalb des Sitzungsraumes abfangen. Diese können in speziellen Pausen weitergegeben und beantwortet werden.

Unter Umständen lohnt es sich, einige dieser Regeln sichtbar für alle aufzuhängen.

Anwendungsbereich

Grundsätzlich gibt es 4 Moderations-Situationen:

  • Ergebnismoderation = Normale Sitzung
  • Neue Lösungsmoderation = Kreativitätsworkshop
  • Konfliktmoderation = Problemworkshop
  • Entscheidungsmoderation = Entscheidungssitzung

Je nach Situation müssen allenfalls unterschiedliche Moderationstechniken eingesetzt werden. Eine mögliche Teilmethode der Moderation ist die Kleeblatt-Methode: Auf einem Flipchart oder Plakat wird stilisiert die Form eines Kleeblatts gezeichnet, vorerst noch ohne Inhalt aber mit klar zugeordneten Feldern. Zum Beispiel ist das linke Kleeblatt reserviert für Inputinformationen.

Im intensiven Gespräch werden die einzelnen Felder nun gemeinsam mit konkreten Inhalten gefüllt. Als weiteres Hilfsmittel können die Notizen auch indirekt auf z.B. Post-it-Zettel geschrieben werden und den entsprechenden Feldern zugeordnet und aufgeklebt werden. Ausgezeichnet erkennt man hier den Vorteil der Visualisierung. Immer ist das Gesagte präsent, ist verbindlich und hilft den Überblick zu wahren.

Stärken

  • Durch eine Moderation kommt man schneller zu konkreten Ergebnissen und Entscheidungen
  • Moderation fördert die gemeinsame Kommunikation und fördert das kooperative Verständnis

Schwächen

  • Oftmals sind Moderatoren nicht ausgebildet und somit nicht genügend professionell
  • Nicht selten meint man, dass der Moderator ein Übermensch ist. Es ist nicht immer möglich, in der vorgegebenen Zeit alles zu lösen!