Sitzungsleitung

Kurzbeschreibung

Die Sitzungsleitung ist eine spezifische Rolle in einer Gruppensituation und darf daher nicht als Beruf, Rang oder Leitfunktion angesehen werden. Der Leiter übernimmt bei einer Sitzung die aktive Gesprächsführung und führt die Teilnehmer durch die vorbereiteten Punkte respektive Traktanden. Ein grosser Teil des Erfolgs einer Sitzung liegt in der Vorbereitung. Das heisst, jeder Teilnehmer wie auch der Sitzungsleitende sind vorbereitet.

Muss eine Sitzung von aussen beurteilt werden, so können die folgend aufgeführten Kriterien beurteilt werden. Oder der Kehrwert dieser Abbildung dient als Denkhilfe, wenn ich eine Sitzung vorbereiten muss.

 


 

  

Ablauf 

  

A  

Vorbereitung

  • Festlegung des Ziels
  • Festlegung der Traktanden und der Sitzungsdauer
  • Teilnahme der richtigen Personen
  • Frühzeitige Information der Teilnehmer anhand der notwendigen Unterlagen und entsprechenden Angaben, was diesen ermöglicht, die zwingend notwendigen Vorbereitungen auf die Sitzung zu treffen und somit die Basis für einen effizienten Sitzungsverlauf zu schaffen

B 

Durchführung:

Der Gesprächsleiter muss während der Sitzung darauf achten, dass

  • das Ziel der Sitzung erreicht wird,
  • die Zeit und das festgelegte Vorgehen (Traktanden usw.) eingehalten werden,
  • bei Abschweifungen die Teilnehmer zum Thema zurückfinden,
  • alle Teilnehmer zu Wort kommen und niemand bevorzugt oder benachteiligt wird,
  • Störungen (Konflikte usw.) behoben werden, indem er die entsprechenden Teilnehmer unter Um-ständen direkt anspricht,
  • am Ende der Sitzung das weitere Vorgehen (Tätigkeiten, Termine usw.) festgelegt wird.

Neben dem methodischen Vorgehen ist für den Sitzungsleiter auch das Verhalten gegenüber den Teilnehmern von grosser Bedeutung. Je nach Teilnehmertypus muss der Sitzungsleiter sein Gesprächsverhalten auch der Art der Diskussionen anpassen.

 


 

 


 

 

Anwendungsbereich

In jeder Situation, in der von mehreren Personen eine Leistung gefordert wird, die koordiniert werden muss.

Stärken

  • Durch das Anlegen einer Agenda erhält die Sitzung einen klar strukturierten Ablauf
  • Grössere Zufriedenheit durch gemeinsame Ergebnisse
  • Moderierte Sitzungen haben immer als Resultat ein Protokoll, sodass jeder Teilnehmer genau weiss, was beschlossen wurde

Schwächen

  • Bei schlechter Vorbereitung können die Sitzungen zu langatmig werden, was dazu führt, dass die Konzentration einzelner Teilnehmer nachlässt
  • Sitzungen wurden zur Mode gemacht, oftmals hat eine Sitzung eine höhere Priorität als ein aktuelles Problem
  • Wenn kein Protokoll geführt wird, so versanden die Ergebnisse