Beschaffung

Wichtig bei einer Beschaffung ist – unabhängig davon, was beschafft wird – ein definiertes und geordnetes Vorgehen, um eine fundierte und objektive Selektion sicherzustellen. Dieser in sich isolierte Prozess soll bei allen Beschaffungen entsprechende Unterstützung bieten. Bei Beschaffungsgeschäften der öffentlichen Verwaltung werden die Bestimmungen gemäss Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) berücksichtigt. Ziele der qualifizierten Beschaffung sind:

  • Eine optimale Grundlage für die Erstellung eines qualitativ guten Produkts unter Einhaltung der definierten Kosten und Termine schaffen
  • Ein geordnetes und transparentes Vorgehen sicherstellen
  • Eine fundierte und somit objektive Selektion des „besten“ Angebots ermöglichen

Ergibt sich aus der Grösse oder Komplexität der Beschaffung ein eigenständiges Projekt, so wird dies gemäss der Projektart „Beschaffungsprojekt“ abgewickelt (siehe Guide Projektarten). Beschaffungsvorlagen

Haupttätigkeiten der Beschaffung:

Nr. Hauptaufgaben Inhalt
01 Situations- und Bedarfsanalyse Bei jeder Beschaffung muss erstens eine Situations- und zweitens eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Hier gilt der Grundsatz: Je besser man die IST-Situation und den Plan-Wert kennt, umso genauer kann das Richtige beschafft werden.
02 Beschaffungsanalyse Damit der Evaluationsentscheid auf einer weitgehend sachlichen Ebene stattfinden kann, stützt man sich bei der Beschaffungsanalyse auf die Anforderungen an den Anbieter und an die zu evaluierende Lösung.

Die wichtigsten Lieferobjekte sind der Kriterienkatalog mit den Evaluierungskriterien und das Pflichtenheft, das die Anforderungen an die Lösung festhält.

03 Lieferantenauswahlprozess Mittels einer Ausschreibung oder eines Einladungsverfahrens werden potenzielle Anbieter auf die Evaluation aufmerksam gemacht und aufgefordert, eine entsprechende Offerte einzureichen. Damit wird einerseits eine Konkurrenzsituation geschaffen und andererseits können später mehrere Lösungsansätze miteinander verglichen werden. Achtung: Die Evaluationsart muss anhand des Schwellenwertes gewählt werden. Im Zweifelsfall wird die höhere Schwelle verwendet. Siehe Wegleitung und Leitfaden Submission

Die eigentliche Evaluation erfolgt nach dem Eingang der Offerten. Gestützt auf die Evaluationsunterlagen wird beurteilt, welche Lösung und welcher Anbieter die definierten Anforderungen am besten erfüllt. Die Resultate werden in der Evaluationsbewertung festgehalten. Dieser Schritt wird wenn nötig mehrere Male durchlaufen.

04 Vertragsverhandlung Aufgrund der Evaluationsbewertung werden die besten Offerten identifiziert und Verhandlungen mit den betreffenden Anbietern aufgenommen, um die Bedingungen für einen Vertragsabschluss festzulegen.
05 Zuschlagserteilung Anhand von verbalen, relativen und absoluten Bewertungen wird der Zuschlag dem besten Anbieter erteilt. Das Beschaffungsmanagement endet nach aussen entweder mit der Zuschlagserteilung oder dem Widerruf der Ausschreibung. Ab- und Zusagen werden immer begründet und in mündlicher sowie schriftlicher Form den Bietern mitgeteilt. Gemäss BöB muss ein Zuschlag öffentlich publiziert werden.
06 Bericht erstellen Die letzte Arbeit des Beschaffungsprozesses vor der Projektabwicklung gilt dem Evaluationsbericht: In diesem wird der gesamte Prozess, wie er aus Sicht des Projektleiters abgelaufen ist, zusammenfassend festgehalten.