Dokumentenmanagement

Das projektspezifische Dokumentenmanagement hat die Aufgabe, alle anfallenden Dokumente zu gestalten, zu kennzeichnen und zu archivieren. Es ist eng verbunden mit dem Versions- und Änderungsmanagement. Dokumente der Projektabwicklung können Listen, Pläne, Berichte, Konzepte, Spezifikationen etc. sein. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, zu gewährleisten, dass:

  • das in den Dokumenten erarbeitete Wissen für alle Beteiligten leicht zugänglich ist
  • dieses Wissen über die Projektdauer hinaus für das Unternehmen gesichert ist
  • die Ablage von elektronischen Dokumenten in Projekten einer einheitlich festgelegten Struktur folgt

Hauptaufgaben des projektbezogenen Dokumentenmanagements:

Nr. Hauptaufgaben Inhalt
01 Dokumentenverwaltung aufbauen Die Dokumentenverwaltung deckt folgende Anforderungen ab:

  • Festlegen, wer (Einzelpersonen oder Gruppe) Zugriff auf welche Dokumente hat
  • Dokumentarten definieren (statische Dokumente = z.B. Protokolle; dynamische Dokumente = z.B. Konzepte)
  • Namenskonventionen für alle Dokumente oder Dokumentgruppen bestimmen
  • In der Regel werden die Dokumente in einem projektbezogenen Microsoft TEAMS in der Umgebung der Stadt Zug abgelegt. Externe Benutzer (z.B. Lieferanten, Experten usw.) können als Gastbenutzer hinzugefügt werden
  • Festlegen, welche Dokumente nur während der Projektdauer benötigt und welche nach dem Projektende weiterverwendet werden
  • Bestimmen, welche Grundlagendokumente zur Verfügung gestellt werden (Word, Excel, PowerPoint etc.)
  • Elektronischen Best-Practice-Ordner anlegen, um Musterergebnisse ablegen zu können
  • Festlegen, wo die Vorlagen zu finden sind und wie Änderungen wieder in die Vorlagen einfliessen
02 Berechtigungen definieren Folgende Berechtigungen und Regeln sind festzulegen:

  • Änderungen ohne Änderungsnachweis nur durch Dokument-Owner
  • Informationsregeln bezüglich der Änderungen definieren
  • Bei Anpassungen am Dokument, wrid der Name mit der Version überschrieben z.B. Konzept V3. Es ist nur immer die aktuelle Version aufgeführt. Auf ältere Versionen kann durch die automatische Versionierung von Microsoft TEAMS jederzeit zugegriffen werden. Es ist im Änderungsverzeichnis des Dokumentes ein Eintrag vorzunehmen.
  • Zur Revision freigegebene LO dürfen nicht mehr geändert werden; es ist eine neue, nachvollziehbare Version zu erstellen
  • Ein Dokument löschen darf nur der Owner
03 Ablagestruktur festlegen (z.B.) 01 Projektmanagement

  • 10 Offerten, Verträge & Finanzen
  • 11 Korrespondenz
  • 12 Sitzungen
  • 13 Anträge
  • 14 Planung & Organisation
  • 15 Projektsteuerung
  • 16 Projektkontrolle & QS
  • 17 Administration
  • 18 Projektabschluss

02 Phasenergebnisse

  • 21 Initialisierung
  • 22 Konzeption
  • 23 Realisierung
  • 24 Einführung
04 Controlling Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass

  • die Dokumentationen korrekt und am richtigen Ort abgelegt werden
  • die Namenskonventionen berücksichtigt werden
  • der Veränderungsprozess konsequent durchlaufen und
  • den Versionierungsrichtlinien entsprochen wird
05 Dokumentation an
Produktion übergeben
Am Ende eines Projekts muss die Dokumentation geordnet der Zielorganisation übergeben und archiviert werden:

  • Projektmanagement-Dokumentationen werden ins Recordsmanagement archiviert
  • Phasenergebnisse werden in den Betriebs- Wartungs- oder Benutzerdokumentations-Ordner überführt