Projekt Richtlinien

Erläuterung zum Modell

Das Modell orientiert sich am klassischen Wasserfallmethode. Jedes Phasenende ist durch einen Meilenstein bestimmt.
Innerhalb einer Phasen können die Arbeiten grundsätzlich auch agil umgesetzt und somit ein hybrider Ansatz verfolgt werden. Besonders die Realisierungsphase bietet sich je nach Charakter des Projektes (Softwareentwicklung) an, diese Agile respektive Iterativ durchzuführen.

Die im Profi PM als zwingenden Lieferobjekte bezeichneten Dokumente sind grundsätzlich zu erstellen. Lieferobjekte können auch durch den Lieferanten erstellt werden müssen aber in der Projektablage abgelegt werden.

Phasen

Jedes Phasenende ist durch einen Meilenstein bestimmt, der den Entscheid zum weiteren Vorgehen bestimmt. Am Ende der Phase Initialisierung wird geprüft, ob es sinnvoll ist, das Projekt freizugeben. Am Ende der Phase Realisierung müssen die Einführungsrisiken beurteilt werden und vertretbar sein. Andernfalls kann die Einführung nicht erfolgen. Am Ende der Phase Einführung wird der Projektabschluss durchgeführt und die Projektorganisation aufgelöst.

Rollen

Die Rollen Auftraggeber, Projektleiter und Fachspezialist müssen in jedem Projekt besetzt sein. A-Projekte bedingen in der Regel den Einsatz des Leiter Informatik in den Projektausschuss.

Projektablage

Für alle A-C Projekte (siehe Klassifizierung) muss ein TEAMS angelegt werden. Internen und externen Stakeholdern soll der Zugriff ebenfalls erteilt werden. Bei Bedarf ist ein geschützter Kanal für die vertrauliche Ablage wie z.B. Projektleitung zu erstellen. Nach Ablauf des Projektes, sind die relevanten Dokumente ins Recordmanagement der Stadt Zug zu überführen.

Es ist das Notizbuch (OneNote) innerhalb Teams und kein persönliches OneNotes zu verwenden. So kann die Stellvertretung sichergestellt werden. Aufträge können auch ohne entsprechende Ablage erledigt werden. Die Projektaufgaben und Arbeitspakete können im MS Planner als Kanbanboard oder in einer Exelliste geführt werden, sollen aber auch auf dem projektspezischen Teams abgelegt werden.

Die Vorlagen für die Verwendung in den Projekten sind im Profi PM Framework aufrufbar.

Weiterführende Beispiele und nützliche Dokumente sind in der Dokumentenablage zu finden

Für D-Projekte oder Auftrage kann bei Bedarf ein Teams angelegt werden, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Auch werden in Aufträgen keine zwingenden Lieferobjekte gefordert und der Umfang bei D-Projekten ist reduziert.

Projektcontrolling

Die Projektliste wird durch den Projektleiter monatlich aktualisiert (alle Kategorien) und die Ampelliste anhand des Projektstatusberichtes angepasst. Der aktuelle Projektstatusbericht ist jeweils in der  Projektliste bis am 10. des Folgemonats dem Projekteintrag als Anhang anzuhängen. Phasenberichte innerhalb 10 Tage nach Abschluss der Phase. Die Ablage der Berichte erfolgt ansonsten im entsprechenden Projektraum im Ordner Projektcontrolling. Dem Projektauschuss und dem Auftraggaber sind die Berichte elektronisch zuzustellen.

Eine Kopie des Projektauftrages (A-C) sowie der reduzierte Projektsteckbrief für D-Projekte und Aufträge sind ebenfalls in der Projektliste anzuhängen. Die Ablage des Projektauftrages erfolgt ebenfalls im entsprechenden Projektraum im Ordner Projektcontrolling.

PM Governance

Jedes System benötigt Regeln (Project Policies). So auch das Projektmanagement-System. Diese allgemeinen Regeln sollen das grundsätzliche Verhalten der einzelnen Rollen-Träger festlegen, das kommunikative Zusammenspiel sowie die Erfolgschancen erhöhen.

Nr. Regeln (Policies)
Allgemein
01 Die Projektträger (Auftraggeber, Sponsor, Projektausschuss-Mitglieder) sind für den Erfolg des Projektes (Wirkung) verantwortlich. Der Projektleiter ist für die erfolgreiche Ausführung (Abwicklung) des Projektes verantwortlich.
02 Alle Projekte richten sich nach dem Phasenmodell respektive nach den Meilensteinen der Führung aus.
03 Ohne vorgängige Klärung und offizielle Abnahme von Projektgrenzen, -zielen und -auftrag wird kein Projekt abgewickelt.
Projektstart
04 Beim Projektstart sind, neben den Projektzielen, auch die personellen, finanziellen und instrumentellen Ressourcen qualitativ und quantitativ geklärt und für die nächste Phase verbindlich zugesagt.
05 Beim Projektstart ist der Risikokontext eines Vorhabens geklärt und die notwendigen Risikosenkungsmassnahmen und deren Kosten sind festgelegt sowie budgetiert.
06 Die Erfolgsfaktoren des Projektes sind beim Projektstart auf Erfolg überprüft und ausgerichtet (wie z.B. genügend Ressourcen, richtige Organisation und Instrumente, Kommitment, PM-Kompetenz).
Projektabwicklung
07 An den Projektausschuss muss monatlich rapportiert werden.
08 Der Auftraggeber, die Projektausschussmitglieder und/oder ein Fachgremium ist/sind verpflichtet, mindestens bei jedem Meilenstein die wichtigsten Projektwerte zu kontrollieren und Stellung zu nehmen.
09 Das Projektsteuerungs-Gremium (PSG) und der Auftraggeber (ATG) entscheiden aufgrund der erreichten Resultate und der aktualisierten Planungen offiziell über die Freigabe der nächsten Phase.
Projektabschluss
10 Projektresultate müssen vom Projektsteuerungs-Gremium (PSG) abgenommen und das Projekt muss in offizieller Form abgeschlossen werden.
11 Erarbeitetes Projektwissen und Erfahrungswerte für kommende Vorhaben sind schriftlich festzuhalten.
12 Der effektiv erzielte Projektnutzen (Wirkung) muss in angemessenem Zeitabstand zum Projektabschluss analysiert und ausgewiesen werden.