Rollenmodell

Das Rollenmodell der Informatik Stadt Zug lehnt sich an die Definition von HERMES an.

Die Projektorganisation ist eine temporäre Organisation, die in enger Beziehung zur Stammorganisation steht. Sie wird mit dem Projektinitialisierungsauftrag in Kraft gesetzt und mit dem Entscheid zum Projektabschluss aufgelöst.

Im Verlauf der Projektabwicklung wird die Projektorganisation kontinuierlich an die Bedürfnisse des Projekts angepasst. Je nach Projektablauf stossen weitere Partner zur Projektorganisation. Beispielsweise steht ein externer Anbieter eines Produkts erst nach der Beschaffung fest und wird dann Teil der Projektorganisation.
Die Projektorganisation besteht aus verschiedenen Rollen (vgl. Abbildung 22). Sie regeln Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Projektbeteiligten. Jede Rolle ist mit einer Rollenbeschreibung spezifiziert.
Eine Rolle ist einer der Hierarchieebenen Steuerung, Führung oder Ausführung zugeordnet:

1 Steuerung Projekt gesamthaft, organisationsübergreifend steuern und sicherstellen, dass die Projektziele erreicht werden
2 Führung Projektgrundlagen erarbeiten, Projekt und Mitarbeitende führen, Projekt abschliessen
3 Ausführung Projektergebnisse erarbeiten und qualitätssichernde Massnahmen durchführen

1. Auftraggeber (Steuerung)

Der Auftraggeber ist verantwortlich für die Ergebnisse des Projekts und die Erreichung der Ziele innerhalb des gesetzten Kosten- und Terminrahmens. Der Auftraggeber ist immer eine einzelne natürliche Person aus der Stammorganisation.

1.1 Rollenbesetzung

  • Der Auftraggeber muss beim Anwender angesiedelt sein
  • Der Auftraggeber muss das Projekt in der Führung der Stammorganisation und den Controlling- und Vorgabestellen vertreten und in der Stammorganisation hierarchisch entsprechend hoch angesiedelt sein
  • Der Auftraggeber stellt sicher, dass die für den Projekterfolg massgebenden Stakeholder im Projekt vertreten sind
  • Die Rollen Auftraggeber und Projektleiter dürfen nicht durch dieselbe Person besetzt werden

    1.2 Verantwortung

  • Initiieren und Steuern des Vorhabens
  • Gesamtverantwortung für das Vorhaben und das Erreichen der Ziele
  • Abstimmung der Projektziele mit den übergeordneten Strategien, Vorgaben und Zielen der Stammorganisation
  • Bereitstellen der Ressourcen und Sicherstellen des wirtschaftlichen Einsatzes (finanziell, personell, Infrastruktur)
  • Rechtzeitige Entscheidungen über Anträge und Massnahmen
  • Bestimmen der Mitglieder und Führen des Projektausschusses
  • Bestimmen des Projektleiters
  • Ausreichende Mitwirkung des Fachbereichs sicherstellen

    1.3 Kompetenzen

  • Entscheidungskompetenz im Rahmen der Kompetenzordnung durch die Stammorganisation
  • Zuteilung finanzieller und personeller Ressourcen sowie der Infrastruktur zum Projekt
  • Eskalation zur Stammorganisation

    2 Projektausschuss (Steuerung)

    Der Projektausschuss unterstützt den Auftraggeber in seinen Aufgaben. Die Mitglieder des Projektausschusses bringen die Anliegen der Organisation ein, die sie vertreten. Der Auftraggeber organisiert und leitet die Sitzungen des Projektausschusses.

    2.1 Rollenbesetzung

  • Der Auftraggeber bestimmt die Mitglieder des Projektausschusses
  • Für den Projekterfolg relevante Organisationen sind im Projektausschuss vertreten
  • Der Auftraggeber legt das Stimmrecht der Projektausschussmitglieder fest.

    2.2 Verantwortung

  • Beratung und Unterstützung des Auftraggebers in seinen Aufgaben
  • Unterstützung und Verankerung des Projekts in der Organisation, die es vertritt
  • Frühzeitiges Einbringen von Anliegen der vertretenen Organisation
  • Mitwirkung bei der Erarbeitung von Problemlösungen

    2.3 Kompetenzen

  • Kann einen Projektreview oder ein Projektaudit beantragen
  • Empfehlungskompetenz:
  • Empfehlungen zu Abschluss und Freigabe von Phasen an den Auftraggeber
  • Empfehlungen zu risikominimierenden Massnahmen (z. B. zu Einsetzung des Projektcontrollings oder des Qualitäts- und Risikomanagers) an den Auftraggeber
  • Kann alle für die Steuerung und Beurteilung des Projekts benötigten Informationen einholen

    3 Qualität und Risikomanager (Steuerung)

    Abhängig von der Projektgrösse und den Risiken beauftragt der Auftraggeber eine Stelle mit dem Qualitäts- und Risikomanagement. Sie rapportiert direkt an den Auftraggeber. In der Regel wird eine solche Stelle in A, B Projekten eingesetzt.

    Die unabhängige Organisation, die den Qualitäts- und Risikomanager stellt, übernimmt keine weiteren Rollen im Projekt und muss die Unabhängigkeit des Mandats sicherstellen.

    3.1 Verantwortung

  • Beurteilung der Einhaltung der Vorgaben der Stammorganisation
  • Beurteilung des Vorgehens und der Ergebnisse des Projektmanagements, der Projektorganisation und der Zusammenarbeit im Projekt
  • Umfassende Beurteilung der Prozesse der Projektsteuerung, Projektführung und Projektabwicklung bei allen Projektpartnern
  • Beurteilung der Projektergebnisse aus qualitativer Sicht
  • Beurteilung des Projektstands und der Prognosen
  • Beurteilung der Risiken
  • Empfehlung von Massnahmen zum Umgang mit Risiken und zur Erreichung der Projektziele
  • Transparente Berichterstattung an den Auftraggeber

    3.2 Kompetenzen

  • Empfehlungen zu Abschluss und Freigabe von Phasen an den Auftraggeber
  • Empfehlungen zu Massnahmen an den Auftraggeber
  • Kann alle für die Beurteilung des Projekts benötigten Informationen einholen
(mit direktem Zugang zu allen Projektbeteiligten)

    4 Projektleiter (Führung)

    Der Projektleiter führt das Projekt im Auftrag des Auftraggebers. Er wird vom Auftraggeber ernannt und geführt.

    4.1 Verantwortung

  • Führen des Projekts zur Erreichung der Projektergebnisse und der Vorgehensziele (Zeit, Kosten, Qualität) des Projekts
  • Wirtschaftlicher und nachhaltiger Einsatz der Ressourcen
  • Führen des Berichtswesens und umfassende, regelmässige und situative Information der Projektsteuerung, damit sie ihre Steuerungs- und Entscheidungsaufgaben wahrnehmen kann
  • Führen des Stakeholdermanagements und Sicherstellen des Einbezugs der berechtigten Anspruchsgruppen
  • Führen des Qualitäts- und Risikomanagements
  • Rechtzeitiger Einbezug der zuständigen Controlling- und Vorgabestellen, damit ihre berechtigten Anforderungen erfüllt werden
  • Regelung der im Projekt ergänzend zu HERMES einzusetzenden Methoden, Praktiken und Werkzeuge und Sicherstellung ihrer Anwendung
  • Durchführen von Beschaffungen unter Einhaltung der Vorgaben
  • Ausführen der Entscheidungsaufgaben

    4.2 Kompetenzen

  • Kompetenz bezüglich des Einsatzes der für die Phase freigegebenen Ressourcen
  • Entscheidungskompetenz im mit dem Auftraggeber definierten Rahmen
  • Anordnungskompetenz
  • In Absprache mit dem Auftraggeber das Projekt in Teilprojekte aufteilen, Teilprojektleiter bestimmen und Führungsaufgaben delegieren

    5 Teilprojektleiter (Führung)

    Der Teilprojektleiter trägt die Verantwortung für die Erbringung der mit dem Projektleiter vereinbarten Leistungen. Er verfügt dabei über alle Kompetenzen, um die vom Projektleiter delegierten Tätigkeiten wahrzunehmen.

    5.1 Verantwortung

  • Qualität der erarbeiteten Ergebnisse sowie Einhaltung der Richtlinien in seinem Teilprojekt
  • Einhaltung der vereinbarten Kosten und Termine in seinem Bereich
  • Führung der Fachspezialisten seines Bereichs
  • Berichtswesen in seinem Teilprojekt
  • Sicherstellung der benötigten Ressourcen mit den geforderten Qualifikationen in seinem Bereich

    5.2 Kompetenzen

  • Analog Projektleiter, gültig für den Bereich seines Teilprojektes

    6 Fachausschuss (Führung)

    Der Fachausschuss unterstützt den Projektleiter durch die Beurteilung von Ergebnissen.
    Die Mitglieder des Fachausschusses bringen die Anliegen der Organisationseinheit ein, die sie vertreten. Der Projektleiter organisiert und leitet die Sitzungen des Fachausschusses.

    6.1 Verantwortung

  • Beratung und Unterstützung des Projektleiters in der Beurteilung von fachlichen Fragestellungen und Ergebnissen
  • Unterstützung und Verankerung des Projekts in der Organisation, die es vertritt
  • Frühzeitiges Einbringen von Anliegen der vertretenen Organisation

    6.2 Kompetenzen

  • Gibt Empfehlungen zu Ergebnissen an den Projektleiter
  • Gibt Empfehlungen zu qualitätssichernden Massnahmen an den Projektleiter
  • Kann auf alle benötigten Informationen zugreifen

    7 Fachspezialisten (Ausführung)

    Der Business Analyst oder Fachspezialist bildet die Schnittstelle zwischen Anwender und Ersteller/Betreiber. Er erhebt und priorisiert die Anforderungen der Anwender auf der Basis der Geschäftsprozesse und transformiert sie in Systemanforderungen. Diese dienen Ersteller und Betreiber als Grundlage für die Konzipierung und für den Betrieb des Produkts, der Dienstleistung oder des IT-Systems.

    7.1 Verantwortung

  • Definition der Geschäftsprozesse, Erhebung der vollständigen Anforderungen und Sicherstellen des Einbezugs der Spezialisten, Anwendervertreter und Geschäftsprozessverantwortlichen
  • Systematische Dokumentation der Ergebnisse mit geeigneten Methoden
  • Übergabe der Anforderungen an die weiterbearbeitenden Stellen

    7.2 Kompetenzen

  • Kann auf alle benötigten Informationen zugreifen

    8 Anwendervertreter (Ausführung)

    Der Anwendervertreter vertritt die Interessen seiner Nutzergruppe im Projekt. Er sorgt dafür, dass eindeutige und abgestimmte fachliche Anforderungen als stabile Basis für die Realisierung bestehen, begleitet die Bereitstellung fachlich, wirkt an den Abnahmen mit und führt Schulungs- und Einführungsmassnahmen durch.

    8.1 Verantwortung

  • Einbringen der vollständigen, mit den Fachbereichen abgestimmten fachlichen Anforderungen
  • Vornehmen der Vorabnahme und Abnahme

    8.2 Kompetenzen

  • Kann auf alle benötigten Informationen zugreifen