Projekt kontrollieren

Die Projektkontrolle (Leistungskontrolle) als eigenständige Teilaufgabe des Projektcontrollings ist aus Sicht des Projektleiters das Zentrum der QM-bezogenen Aktivitäten. Während des gesamten Projektverlaufs sind die Lieferobjekte, der Projektfortschritt und die ordnungsgemässe Projektabwicklung regelmässig zu überprüfen. Es ist nicht das Ziel, die bestmögliche, sondern die geforderte Qualität zu erhalten!

Ziele der Projektkontrolle:

  • periodisches Vergleichen der Projektplanung mit dem tatsächlichen Projektstand
  • Sicherstellen der Prüfung von Lieferobjekten gemäss Prüfplan
  • Gewährleisten einer angemessenen Qualität der produzierten Lieferobjekte
  • laufendes Überprüfen des Projektfortschritts aufgrund definierter Werte (Bestimmen des Restwerts)

Die Hauptaufgaben der Projekt- resp. Leistungskontrolle:

Nr. Schritt Inhalt
01 Daten/Ergebnisse erfassen Prüfen, ob die Aufwände entwicklungsbezogen und korrekt erfasst wurden:

  • Wurden die Arbeitsleistungen den richtigen Arbeitspaketen zugeordnet?
  • Wurden die Abwesenheiten, soweit vom Projektleiter geplant, auch erfasst?
  • Wohin wurden die Unterstützungshilfen oder sonstige nicht projektbezogene Aufwendungen verbucht?
  • Wurden Leistungen und nicht projektbezogene Aufwendungen korrekt verbucht?
02 Weiterleitung prüfen
  • Prüfen, ob die für die erbrachten Dienstleistungen entstandenen Aufwände und Kosten der zuständigen Projektkostenstelle weiterverrechnet wurden.
  • Prüfen, ob die Terminänderungen weitergeleitet wurden.
  • Verrechnungsfehler von den verantwortlichen Personen umgehend korrigieren lassen.
03 Arbeitswertbeurteilung (Leistung) Prüfen, wie die Mittel an Arbeitsleistung und Geld bezüglich Plan eingesetzt wurden und wieweit damit die geplante Leistung erbracht wurde::

  • Prüfen, welche Arbeitspakete tatsächlich erledigt und welche noch in Bearbeitung sind.
  • Zeit- und Kostenaufwand für die Fertigstellung bestimmen
  • Bewertung der Resultate (z.B. prozentualer Fertigstellungsgrad der Arbeitspakete)
04 IST-PLAN-Vergleich (Projektfortschritt) Nach den vorangehenden drei Schritten können die IST- und die PLAN-Werte einander gegenübergestellt werden. Dieser Vergleich hilft, Planabweichungen aufzudecken und somit auf die kritischen Teile des Projekts aufmerksam zu machen:

  • IST-Werte den Planwerten gegenüberstellen
  • Planabweichungen identifizieren und kritische Teile des Projektes bestimmen
  • Arbeitsfortschritt: PLAN versus SOLL (IST + Rest = SOLL), Erreichbarkeit der Ziele: (IST + PLAN)/Ziel
05 Abweichungen analysieren Werden bei Projektfortschrittsbeurteilungen grössere Abweichungen festgestellt, müssen die Ursachen analysiert und Massnahmen definiert und eingeleitet werden. Hierzu dienen folgende Mittel:

  • Kosten-Leistungs-Analyse
  • Zeit-Leistungs-Analyse
06 Trendanalyse vornehmen Die Trendanalyse (dynamische Kontrolle) dient dazu, die künftige Projektentwicklung abzuschätzen (Extrapolation in die Projektzukunft als „möglicher SOLL-Wert“):

  • Kosten-Termin-Index: (IST-Aufwand / PLAN – Gesamtaufwand)
  • Aufwand-Termin-Index: (IST-Dauer / voraussichtliche Dauer)
06 Massnahmen definieren Aus den Kontrollen werden entsprechende Massnahmen abgeleitet. Die angeordneten Massnahmen fliessen wieder in das Koordinationsmanagement der Steuerung ein.