Klassifizierung
Mit einer Projektbewertung, basierend auf den Angaben aus Projektantrag/-auftrag bezüglich Kosten, Wirtschaftlichkeit, Architektur etc., wird erreicht, dass die Merkmale, die Priorität und die Klasse eines Projekts nach aussen wie nach innen transparent werden.
Ziele der Projektklassifizierung sind:
- Die Transparenz bezüglich der Projektklassen über alle Projekte für das Projektportfolio-Board bzw. die projektverantwortlichen Linienvorgesetzten erhöhen.
- Eine klassengerechte Anpassung des PM-Leitfadens (Tailoring: siehe „Project Management Guide“) und seiner Instrumente ermöglichen.
- Prioritätsentscheide, Empfehlungen und Korrekturen aufgrund harter Kriterien vergleichbar und nachvollziehbar machen.
Wirkungsbezogene Analyse
Die Projekte werden nach unternehmensrelevanten Kriterien klassifiziert (= Projektnutzen). Ein „strategisches Projekt“ (Top-Priorität) wird somit zwangsläufig in die Klasse A eingestuft.
| Nr. | Wirkungskriterien | Tiefe Priorität | Mittlere Priorität | Hohe Priorität | Top-Priorität |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Beitrag zur Erreichung der strategischen Ziele der Geschäftseinheit | Gering | Mittel | Gross | Sehr gross |
| 02 | Beitrag zur Verbesserung der Architektur (Strukturen, Prozesse, Systeme) | Gering | Mittel | Gross | Sehr gross |
| 03 | Beitrag zur Steigerung der operativen Leistungsfähigkeit | Gering | Mittel | Gross | Sehr gross |
| 04 | Beitrag zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit | Gering | Mittel | Gross | Sehr gross |
| 05 | Einfluss auf die Reduktion der Unternehmensrisiken (Business-Continuity) | Gering | Mittel | Gross | Sehr gross |
| 06 | Grad der organisatorischen Veränderung | Gering | Mittel | Gross | Sehr gross |
| 07 | Dringlichkeit | kann 2. Priorität | kann 1. Priorität | muss verschiebbar | muss zeitkritisch |
Abwicklungsbezogene Analyse
Die Projekte werden nach abwicklungsrelevanten Kriterien klassifiziert (= Projekttyp).
| Nr. | Abwicklungskriterien | Auftrag | D-Projekt | C-Projekt | B-Projekt | A-Projekt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Abwicklungsrisiken (inhaltliches Scheitern), Kosten-/Zeitüberschreitung | Marginal | Tief | Mittel | Hoch | Sehr hoch |
| 02 | Abwicklungskomplexität | Marginal | Tief | Mittel | Hoch | Sehr hoch |
| 03 | Kostenaufwand in Tausend CHF (Ressourcenbedarf) | < 50 | 50-100 | 100-250 | 250-2500 | > 2500 |
| 04 | Aufwand in Personentagen (Belastungsgrad) | < 20 | 20-100 | 100-750 | 750-1500 | > 1500 |
| 05 | Durchlaufzeit des Projekts in Monaten | < 3 | 3-6 | 6-12 | 12-24 | > 24 |
| 06 | Abhängigkeiten von/zu anderen Projekten (Projektabhängigkeit) | 0 | 1-2 | 2-4 | 4-6 | > 6 |
Kombinierte Analyse
Die Projektvorlage «Steckbrief», unterstützt Projektleiter, Auftraggeber und weitere Projektrollenträger in der Klassifizierung, Kommunikation und Entscheidungsfindung. Ausgewählte Lieferobjekte in der Projektabwicklung gemäss den Projektdokumentenvorlagen helfen die Klassifizierung während dem Projektverlauf, vorwiegend aber in der Initialisierung (MS10-20) gegebenenfalls zu überarbeiten.
Ziele der Projektklassifizierung sind:
- Transparenz über die Klassifikation aller Projekte herstellen.
- Nachvollziehbare Prioritätsentscheide, Empfehlungen und Korrekturen aufgrund der Kriterien.
- Eine klassengerechte Wahl der Führungsinstrumente und Bestimmung der Lieferobjekte.
- Wahl des geeigneten Projektleiters.
Ein Strategisches Projekt ist, wenn:
- 1. Die Projektklassifizierung A4, A3 oder B4 ist, oder
- 2. Wenn die Geschäftsführung, wieso auch immer, es als «Strategisch» einstuft, oder
- 3. Es notwendig ist, um strategische Ziele vom Unternehmen zu erfüllen.
Diese Projekte werden im strategischen Projektportfolio geführt. Alle übrigen erfassten Projekte, werden in einem Bereichsportfolio-Sicht geführt/angezeigt. Das gesamte Projektportfolio, ohne Filterung auf eine Portfolio-Sicht, zeigt die Projektlast beim Unternehmen an, die massgeblich zum Unternehmenswandel (Change the Business) beiträgt. Diese Sicht wird für Projektübergreifende Prioritäts-Entscheidungen, Ressourcenabstimmung und -zuordnung verwendet um Unternehmenszielerfüllung zu begünstigen und Überforderung zu vermeiden. Strategische Projekte verwenden immer den A-Statusbericht.
Zusätzlich zur Klassifizierung gilt es festzulegen, wie zwingend das Vorhaben gestartet werden muss. Ein Projekt mit Handlungszwang besteht, wenn:
- Ein wesentlicher irreversibler Imageschaden für das Unternehmen in unmittelbarer Zukunft droht.
- Ein unmittelbares Schadensrisiko > 10 Mio. besteht
- Keine Alternativen zu diesem Projekt bestehen.
Bewertung des Handlungsbedarfs/-zwangs:
- 1 = Muss-Vorhaben ohne zeitliche Verschiebungsmöglichkeit
- 2 = Muss-Vorhaben mit zeitlicher Verschiebungsmöglichkeit
- 3 = Kann-Vorhaben mit bestehendem Budget umsetzbar
- 4 = Kann-Vorhaben mit bestehendem Budget nicht umsetzbar
Vermerk: Handlungszwang soll nicht mit Entscheidungsdringlichkeit verwechselt werden! Zeitdruck für die Entscheidung ob ein Projekt gestartet wird basiert auf:
Innen = MA Zufriedenheit, Wirtschaftlichkeit, Reduktion von Risiken, Wissensmanagement etc.
Aussen = Markt (Innovation), Konkurrenten, Regulator, Politik